行間が読めない？ 31才事務職です。職場で、例えば社内で共通事項を決めたりする際、色々な部署の人宛に一括送信されたメー…

Question

行間が読めない？
31才事務職です。職場で、例えば社内で共通事項を決めたりする際、色々な部署の人宛に一括送信されたメールで、各々その内容に意見したり進め方の提案をしたりする場合に、はっきり文中に自分の名前が書いてあればいいのですが、そうではないと、自分はどこまで関わっていけばいいか分からなくなります。「行間を読んだ」つもりで「自分に～しろと示唆してるのかな？」と動いて早とちりをしてしまったり、逆に具体的に指示されるまで待っていると「気が利かないね、どうしてこの案件放っておくの？」と言われてしまいます。少人数間のやりとりなら平気なのですが、大勢で何かをしたり決めたりとなると途端に自分に自信がなくなるのを感じます。何か上手に対応するコツはあるでしょうか？

Answer 1

まず・・・大前提として「早とちり」で無駄な業務をやってしまったり、「気が利かないね？」で
やるべき事を落とすような職場環境が良くないですね。
仕事は組織的に、指示・報告の情報の流れがあり
積み上げられていくものでなくてはならないと思います。
と、まずは会社の組織体制がほんとうは原因なんですよ、
・・・という事をご理解いただいた上で回答いたします。

ちなみに、私は社内において、こういった空気を読む事を得意としていましたので。。。

①文中から具体的な内容を読み取る
まずは「誰」という事もなしに、そのメールから何と何をする事（手段）によって、
何をしようと思っているのか？（目的）を読み取ってください。
また、部分的に担当者や期限などがある場合には、そこは確定情報として拾っておく。
②重要度を把握する
メールの出所、関連する部署、会社の方向性、そういったものを考慮した上で、
その案件は緊急で動かすべきものなのか、どこの部署が一番関連するのか？など
仕分けをします。
③情報を共有する
一括でメール送信という事はみな、知っています。
ここで重要なのは、人脈があるかないか？です。
質問者様はご自身独りで判断して「早とちり」してしまったり、「やらなかったり」という
事が発生していますよね？
出来れば関連する部署、担当者と情報を共有する事をお勧めします。
④報告案件なのかを判断する
期限を決めて、動かし、報告が必要な案件なのか？
時間がある時に少しずつやるべきなのか？
を判断しましょう。
⑤②・④の内容に基づき、行動を開始
質問者様が、直接的にそういった案件を取りまとめる事もあるお立場でしたら、
場合によっては音頭をとりましょう。
違うのであれば、メイン担当になり得る方にどこまえ自分が請け負うべきか調整しましょう。
⑥進捗を互いに情報共有

こんな感じです。
いずれにしても、まずは「人脈」が大切です。
私の時も、社長が一斉メールで指示出しをしてきりしますが、
場合によっては、すぐの行動は全員でスルーしておき、ほとぼりが冷めるのを待ったりします。
思いつきで、かつ、全社的に業務負担が大幅に増えるような場合です。しかも、効果が期待できない場合。
現場に合わせて煮詰める必要がありますので、すぐには行動せずに現実的な論点・方法論を調整します。
逆に、緊急案件の時は前者を動かして、一斉に実行させます。
どれも誰が判断するという事なく、横のつながりで「これはやばいな！やらなきゃ！」となれば、
個々の担当部署で役割分担して動かします。その後、責任者同士で、調整をします。

このように、指示が明確ではないメールなどに対しては、個人で動くのは非常に危険です。
場合によっては、あなたが「自分の仕事」と判断して進めている事が、正式には違う方に具体的な指示が飛んでいて
「同じ仕事を２人が同時進行でやる」という非常に非効率的な事になりかねません。

動き出すまでの判断材料として、文面を読み解く必要がありますが、
実際には各部門の方と調整して動くという事が必要となります。
当然、知らない場所で動く仕事も多いと思いますので、自分の担当業務以外にもどのような案件が
どこで動いているのかを把握しておくと、全社的な流れが見えてくるので、自然に曖昧な指示メールを
正確に読み解くことも出来るようになります。

仕事は「出来た」「出来ていない」という結果が非常に重要です。
「誰かの指示が無かったから・・・」とか、そういう事は問題ではないというのは、わかりますよね？
ですので、そうならない為に、最初は、都度、「これはやった方がいいですか？」など
上司に確認するのもいいですね。

いずれにしてもコミュニケーションです！！
地道に、コミュニケーションが取れる人数を増やしていく事も長期的に見て、非常に重要な事です。

※こういった仕事についての考え方や、就職・転職などを含めて、ブログ書いています。
もし、興味があったら、見に来てくださいね。
⇒http://tokaicareer.blog.shinobi.jp/
また、仕事上で困ったことなどありましたら、個別相談もやってますので、ぜひご利用ください。

Answer 2

メールの差出人。
責任者（上司）。
隣の同僚。
などに、動く前に確認すると良いです。
その場合、聞きやすい人に「コレの場合、どう動きますか？」と、
一言だけ聞いて反応を見れば、なんとなく分かると思います。

昔から言われる「報連相」（「報告」「連絡」「相談」）の内、
「相談」が必要だと思います。