購買担当をして居ます。 ３人しか居ないので、１人は発送専門。１人は入荷専門。１人は技術専門です。

Question

購買担当をして居ます。
３人しか居ないので、１人は発送専門。１人は入荷専門。１人は技術専門です。私は入荷専門で、全ての入荷の納期を覚えて居なければならないんですが…なかなか覚えられないです。システムで検索すれば思い出せるんですが、アレどうなってる？って突然聞かれても思い出せません。

また全ての業者がきちんと納期を守ったり、遅延するときは事前に連絡をくれれば良いのですが、いくら言っても改善されないところもあり、遅延してるもの、納期が近いもの、至急なもの等の情報が山のようにあり、混乱です。

特に長期管理と、至急管理が難しく、至急と気がつかずにしばらく置いてしまったりします。それで明日使うのに！と騒がれることが多々あります。至急だと３日～１週間ほどで必要になるので、１日のロスがかなり響きます。

入荷納期はシステムで管理されていますが、それを使う日がいつなのかまでは入力されていないので、都度手配仕様書を遡って見なければならず、後手後手になったりします。

至急が連発されて、何が本当の至急だと分からなくなっているというか…。無理な至急なのか、無理じゃない至急なのかも分からなかったりで困ってます。

皆さんは、どのように記憶されてますか？ 毎日、アレがないこれがないと大騒ぎでへとへとです。

Answer 1

システムの改善を提案するしかないのでは。

アクシデントで入荷が遅れるのはともかく
必要な期限がリアルタイムで把握できないシステムでは役に立ちませんよね
手配書をオンライン添付するときに期限を入力するように制度化したり
それができないなら書面を即時入力するバイトを雇ったりする事が必要かと。

Answer 2

記憶は無理なのでパソコンで管理するしかないかと