病院事務の管理職をしております。４０代の職員のことです。会計を間違えて患者さんに追加で清算していただかなくてはならないケ…

Question

病院事務の管理職をしております。４０代の職員のことです。会計を間違えて患者さんに追加で清算していただかなくてはならないケースでした。幸いにも再度病院へ来ていただき清算していただきました。12：30～13：30のお昼休みの予定でしたが、同時刻に患者さんが来院したため、清算の理由や謝罪をし、12：50～お昼に入り、13：30に戻ってきました。
ここまではいいのですが、15：30頃に「さっき２０分休み取れなかったので休憩行ってきます」と。私が離席していたので同僚にそう言い伝え、休憩に入ったようです。
患者さん対応していたのは確かですが、自分のミスで患者さんも迷惑をかけたにもかかわらず、休憩時間を上司の許可を得ずにとるのかいかがでしょうか？

Answer 1

許可を申し出ていたらちゃんと許可しましたね？

労働時間による規定において就業時間が６時間を超える場合は45分以上の休憩を与えなければいけません。これは労働基準法第34条によって規定されています。勤務先が60分の休憩時間を労働規約に明記している場合は、相応の休憩時間を付与させなければいけません。

あなたのミスだから休憩してはいけないとか言ってしまって、この労働基準法ならびに労働規約に違反した場合は管理職として致命的なミスになります。

なお、会計を間違えるということが流出するようですと再発防止のためには従業員によるダブルチェックもしくは管理職による承認行為が必要になるでしょう。そのようなことは時間を要することになりますので効率をダウンさせ、お待ちいただくことになりますが、機械的なシステムが導入されていないようなら致し方ないことです。管理職の皆さんは個人に責任を押し付けるような行動を取ってもいけませんし、そのような心持ちでいることは決して良いことではありません。

従業員の皆さんには寛大な心持ちで接し、トラブルはシステムの欠陥と認識し、継続的な改善に取り組んでください。

以上、ちょっと手厳しい回答になってしまったことをご容赦下さい。このようなちょっとした気付き(当然不満なこともあります)は職場を改善するためのヒントになりますので、是非、管理職として改善を進めてください。

なお、与えられた休憩時間外に勝手に休憩を取らないようにするためには、本来の休憩時間に食い込んだ時点で上司と部下で取り決めておくものです。
休憩時間に対する認識が希薄だと、そのようなことも見逃す恐れがあります。

ただし、この従業員の労働時間が6時間未満の場合は、その限りではありません。労働規約を確認した上で存分に説教しましょう。

Answer 2

1.会計を間違えたこと。
2.昼休みに清算がずれ込んだこと。
3.15:30頃に勝手に休憩を取ったこと。
これらは全部別の事件として考えてください。
全部まとめで不始末を不適切な行為で穴埋めしようと考えるから答えが出ません。
対処方法は、
1.間違えた行為に対して指導をした上に勤務時間内に善処させる。
2.昼休みに窓口対応がずれ込むことは日常的にあることあり、昼当番ルールを定めそのルールに従う。なお、昼当番ルールが無ければ休憩時間中は窓口対応しない。このような対応をしないで、休憩時間中の窓口対応を暗に強いることは違法行為になります。
3.勤務時間中に上司の許可なく仕事を離れ勝手に休憩することは処分対象になる。

表面上はこんな感じになりますが、本件では、休憩時間に20分も窓口対応が食い込んでいるにもかかわらず、13:30の時点で管理者が何の措置も指示も行わなかったことが一番の問題点です。
この時に、食い込んだ分の残業手当を支給するか、足りない分の休憩時間を補填するか決めて指示していれば、その後のような事態にはならなかったと考えるべきでしょう。