衛生管理者の業務について

Question

衛生管理者の業務について5月中頃から衛生管理者に選任されて業務をしています。前任者が引き継ぎ無しで辞めてしまい手探り状態で不安がありアドバイスいただけないかと投稿させていただきました。主にお聞きしたいのは健康診断とストレスチェックの手順についてです。マニュアル・チャート・相談できるコミュニティがあれば教えていただきたいです。職種と現在私がしている業務を記載します。
職種：運送業（グループ企業で当センター所属従業員は50名以上に該当）
私がしている業務
・週1回の巡回とチェックシート作成記入
・安全衛生委員会の出席と議事録作成
・残業時間80時間超の従業員を書式にまとめて産業医へ報告（押印をもらい議事録と一緒のファイルに月毎にまとめて保管）
※当月について超過者がいなかった場合は報告しなくても良いのでしょうか？超過者ありませんでしたと一報いれなければいけないでしょうか？

※以下実施時期についてはこれまでの弊社基準日となっています。
質問①健康診断について
産業医は選任されています。健康診断は健診専門機関の健診プラザにお願いしています。年2回、1月頃からと6月頃から実施しています。健診の時期になったら連絡して予約リストをもらいます。予約リストに受診者を記入して返信します。

（現在ここから私の業務がスタートしています）（A）受診者情報・受診日・健診コースの一覧表が健診プラザから届いています。（B）受診者へ渡す受診者個人票が届いたので各個人に手渡しで渡しました。パソコンに情報をExcelでまとめたいのですがどのような事をまとめるのかわかりません。①受診者氏名②受診日③4月1日時点での年齢・生年月日④性別⑤健診の種類（深夜業務者は分かるように別に【深夜】と記載か色付けして区別）⑥社員番号⑦保険証番号⑧D1該当者用チェック⑨D2該当者用チェック⑩D1・D2該当者への案内書の通知と回収の状況
他にまとめる事はありますか？必要無い事はありませんか？
結果通知後の業務についても何をするのかわからず不安です。
健康診断について一般的な手順をチャートで教えていただけないでしょうか。私の考えている手順を書きますので間違いや抜けがありましたら教えてください。
・健診時期が近くなったら健診プラザに連絡して予約を取る→確定したら返信→健診個人票が届いたらパソコンに入力と個人票の配布（チェックリストを作成して配布漏れ・記載情報に間違いがないかチェック）→結果通知書が届いたら配布と再検査案内者への通知と案内書の配布・パソコンへまとめ
※産業医への提出書類・労基への提出書類・会社で保管する書類のタイミングや書類の種類・方法がわかりません。

質問②ストレスチェックについて
年1回のストレスチェックについて9月頃に健診プラザへメールでリストを提出するそうなのですがリスト作成時に記載する情報がわかりません。
①氏名②性別③4月1日時点での生年月日
社員番号や保険証番号は必要でしょうか？他に記載が必要な事はありますか？
こちらも一般的な手順のチャートを教えていただけないでしょうか。
・9月頃に受診者リストをまとめてメールで申し込み→ストレスチェックリストが届いたら配布→1ヶ月程度を目安に実施（配布リストと回収リストを作成して管理）→全員分回収→健診プラザへ連絡して回収してもらう→結果通知書類が届いたら産業医と労基へ書類提出
※結果通知書類が届いてからの産業医への提出書類・労基への提出書類・会社で保管する書類の種類・タイミングと方法がわかりません。

健診プラザへ問い合わせしてみますが事前情報として最低限把握しておかないと不安です。情報よろしくお願いします。

Answer 1

質問①: 健康診断について
健康診断の手順をまとめたチャートと、受診者情報をExcelでまとめる際の項目について説明いたします。

【健康診断の手順】
1. 健診プラザに連絡して予約を取る。
2. 予約が確定したら、健診個人票が届くまで待つ。
3. 受診者情報をExcelにまとめる（以下の項目を参考に）。
4. 受診者に個人票を配布する。
5. 健診個人票のチェックリストを作成し、会社で保管する。

【受診者情報のExcelまとめ項目】
1. 受診者氏名
2. 受診日
3. 4月1日時点での年齢・生年月日
4. 性別
5. 健診の種類（深夜業務者は【深夜】と記載または色付けして区別）
6. 社員番号
7. 保険証番号
8. D1該当者用チェック
9. D2該当者用チェック
10. D1・D2該当者への案内書の通知と回収の状況

必要な情報を把握するために、上記の項目をまとめることが重要です。また、会社の要件や必要性に応じて追加項目を設定することもできます。結果通知後の業務については、健診プラザからの結果通知書類が届いたら、産業医と労働基準監督署へ提出するようにします。提出書類や会社での保管については、具体的な要件については会社の方針や法的要件に基づいて確認する必要があります。

質問②: ストレスチェックについて
ストレスチェックの手順をまとめたチャートと、リスト作成時に記載する情報について説明いたします。

【ストレスチェックの手順】
1. 9月頃に受診者リストをまとめて健診プラザに申し込む。
2. ストレスチェックリストが届いたら、受診者に配布する。
3. ストレスチェックの実施を1ヶ月程度目安に行い、配布リストと回収リストを作成して管理する。
4. 全員分の回収が完了したら、健診プラザに連絡して回収してもらう。
5. 結果通知書類が届いたら、産業医と労働基準監督署へ提出する。

【ストレスチェックリストの記載情報】
1. 氏名
2. 性別
3. 4月1日時点での生年月日

社員番号や保険証番号の記載が必要かどうかは、会社や法的要件により異なる場合があります。会社の方針や要件に基づいて、必要な情報を記載するようにしましょう