ヤマト運輸で事務受付業務などやらせてもらっています、同じ職種の方でご質問含めアドバイス等して頂けたら幸いなのですが…やっ…

Question

ヤマト運輸で事務受付業務などやらせてもらっています、同じ職種の方でご質問含めアドバイス等して頂けたら幸いなのですが…やっと1ヶ月たって仕事も多少ですが一つずつ覚えていけてる中で、内勤は電話対応ももちろんしなければならないのですが、マニュアルのような言葉遣いであったりその時々で話し方が変わる為覚えることが出来ず上手くお客様と話すことができません。又ドライバーさんに電話する際も簡潔に伝えられず悩んでいます。どうしたら上手く話せたり電話対応できたりするんでしょうか、ご指導お願い致します。

補足

お客様と上手く話せないのは間違った敬語を使ってはいけない等気にしていたり、又紙があるかと思います。頭に電話しなければいけないのと不快に思わせないよう気を遣ってしまい内容やどういった荷物かをちゃんと見て把握していないので言葉に詰まってしまい話せないのかと思います。

Answer 1

同じ事務受付業務で働く方として、お悩みに共感します。初めての職場での仕事には慣れるのに時間がかかりますよね。マニュアルの言葉遣いや電話対応など、分からないことがたくさんあって大変だと思います。

まずは、上司や先輩に相談することをお勧めします。彼らは同じ業務を経験しているはずですし、親身にアドバイスしてくれるはずですよ。また、先輩の電話対応を聞くことも参考になるかもしれません。

そして、上手く話すためには、練習が必要です。言葉遣いや話し方が上手になるためには、人前で話すことが大切です。時間を作って、友達や家族に話を聞いてもらうこともオススメです。自信がついたら、お客様に対しても積極的に話しかけるようにしてみてください。

ドライバーさんに電話する際には、相手が理解しやすいように、簡潔に伝えることが大切です。まずは何を伝えたいのかをメモに書いてから、電話をかけてみてください。何回もやり直すこともあるかもしれませんが、続けているうちに慣れてくることでしょう。

今はまだ不安や悩みがあるかもしれませんが、焦らずにコツコツと仕事に取り組んでください。少しずつ成長して、自信をつけることができるはずです。頑張ってくださいね。

Answer 2

国語力がない。僕と一緒です。

僕が知恵袋で回答を繰り返しているのは、国語力を高めるため。自分の感情のままに言葉を発していると、なかなか上手く伝わりません。回答を書いて、再び読み直してみて相手に分かりやすいか？を確認したりします。学生の頃、もっと国語の勉強をしておけばと後悔しています。

とにかく慣れです。文章を書いてみてください。それをもう一度読んで伝わるか？見て。また、知恵袋のように物書き素人さんのコメントを読んで伝わるか？伝わらないか？を検証してみましょう。また、今日、電話した内容をもう一度対応したと思って書き出して読み直してみて。他のゲスオペさん達の会話を聞いて自分のものにするのも手です。とにかく、自分の悪いクセを見つけ出して直すのが手です。