新卒です。 社会人になって、「ちょっと誤魔化す」「馬鹿正直に言わない」と言うことがなかなか出来ず…モヤモヤしてしまいま…

Question

新卒です。
社会人になって、「ちょっと誤魔化す」「馬鹿正直に言わない」と言うことがなかなか出来ず…モヤモヤしてしまいます。これは合っているのかな？と…

例えば、業務上であるプチトラブルが発生し、
取引先からその業務におけるマニュアル(弊社が作成するもの)の提出を求められました。
(メールでのお問い合わせで、「あるならちょっと見せて」という雰囲気だと思います…。)

しかし、マニュアルが存在していなかった
(みんな口頭で指示を出したり受けたりしていた)のです。私も先輩から口頭で指示を受けていました。

上司に相談したところ、
「マニュアルがなかったなんて絶対言うな」
「今からマニュアルを作って、「この通りに業務を行っております」と返信して。」

との指示を受けました。

実際はマニュアルがなかったのだから、
正直に「口頭で指示をしていた。指示内容はこのようにしていた。→指示内容を箇条書き…」のような回答ではだめなのですか？
実際はマニュアルがなかったのだから、
そう回答した方が良いのでは？

と意見を言いましたが、

「それは何も解決しない」
「うちの信用にかかわる」
「口頭で何もマニュアルなく作業してましたなんて言ってどうすんの？」と…

それで、先程まで資料を作成していたのですが、
仕事ってこういうことは多々あるのでしょうか…
誤魔化せる？ものごまかすといいますか…

新米の意見で、「何言ってんだこいつ」と思われるかもしれませんが、
どのような考え方をすべきか、ご教授いただけると幸いです。

よろしくお願いします。

Answer 1

私の企業でも似たような事はあります。
既存の部分で足りなければ、基準書やマニュアルを用意します。

「日々これ進化」なので、今日までなかったマニュアルでも明日から使えば
「マニュアルを運用してます」になりますよね？

私も先日、口頭で教えられた事を標準化するために教育資料を作成しました。

運用状態できっちりやっていると見なされる事もあるので、口頭だけだとどうしても証明にならなくなってしまうので、マニュアルなどで運用しているっていう方が信用を得られます。

私たちの業界ではISO9001とかISO14001とかを取得するための手順書や基準書がありますが、それもこれを取得してる、してないのでは信用度が違うので、それほど基準書というのは大事なものなんですよ。

物事には見てわかる証明はつきものです。

わかりやすく言うと
お店で買い物します→必ず領収書を発行します。売買証明書
お店で買い物します→口頭で売り買い 売買の証明がなされないのでトラブルがあったら返金も難しい。

そんな感じです。

誤魔化すのはあまり良くない事ですが、時にはそういう事も必要だって事ですね。

Answer 2

相手の立場で考えると「今からマニュアルを作って、「この通りに業務を行っております」と返信して。」と相手すら思っている場合もある。
あなたの件が当てはまっているかわからないけど。

正直に言われたら相手もそれに対して「マニュアルなく作業したってこと。それはおかしいんじゃない」というしかない。
それは相手も自分の上司に報告するしかなく、その上司もあなたの会社にクレームを言うしかなくなる。
となると、問題が大きくなりその対応を双方がしないといけなくなる。
その管理も相手も含めてしないといけなくなる。
ということで相手も「何馬鹿正直に言ってんだよ。あー迷惑。そっちの責任でごまかせよ。そうじゃないと、こっちも動かないといけなくなるじゃん。仕事増やすんじゃねーよこっちの」ってなる可能性もある。
あなた側だけじゃなく、相手も動かないといけなくなる。
そうしないためには、相手があなたの報告を握りつぶすしかない。
でも、それだと問題があったら、握りつぶした側の責任になる。
だから、それはできない。
「もー、マニュアルに従ってやってますと言ってよ」になります。

そんなもんです。
なので
「マニュアルがなかったなんて絶対言うな」
「今からマニュアルを作って、「この通りに業務を行っております」と返信して。」
となります。
相手を巻き込んだ問題にすると、相手も問題にしないといけなくなり本来は面倒。
なので、あなたの会社の責任においてそういうしかない。

当然、ちゃんと報告しろという会社もあるし、先々のことを考えて巻き込まれる会社もあります。

会社間の関係や、問題発生に対する考え方も違うので、一概にあなたの上司が正解とも言えませんが、こういう考えのもと動く場合もあるということです。

Answer 3

正直に言って痛い目見てからは誤魔化す事も覚えました。

上司の意見を無視して回答して問題がこじれてきた場合、「お前が俺の話を無視して言ったんだから自分でケツ拭けよ」って話になってしまいます。
本当に自分で尻拭いできるレベルになってくると上司も任せて何も言わなくなるんですけどね。

マニュアルは無ければいけないものと無くてもいいものがあります。
今回要求された手順書がなぜ必要なのか、あるいは、なぜ無くてもいいのか、調べたり考えたりしてみましょう。

Answer 4

権限を持たない新米なのでしょ？
マニュアルを作成させる権限も無いですし
会社のミスを対外的に晒す必要はないと思いますよ
（貴方も会社の一員ですからね）
この様な場合は、
「新米で権限がないので上司と相談してみます」で
上司に丸投げで良いと思います
作っていなかったのは貴方の責任ではなく上司の責任ですからね
これで契約が破綻した場合、貴方の責任も問われます
社会人なのですから、御自分の保身も考えてください
マニュアルが無かったのなら、
「取引先よりマニュアルを求められたのですが、
どの様にしたら良いのでしょう？」
と上司に尋ねれば済む事ですね