FAXの自動化。別々の宛先にそれぞれの原稿をFAXしたいのですが、 自動化する方法はないでしょうか。 ・月に１度…

Question

FAXの自動化。別々の宛先にそれぞれの原稿をFAXしたいのですが、
自動化する方法はないでしょうか。

・月に１度、明細書をそれぞれの宛先へFAX送信しています。明細書は相手によって違うのでpdfファイル1個につき、1個のFAX番号が対応しており、それが100件ほどあります。

●考えたこと
・ファイルと宛先の対応表を作って、RPA+ダイレクトFAXで操作を自動化する。
・RPAでファイル名をFAX番号にして、その形式なら自動でFAX送信してくれるサービスを探す。
・インターネットFAXのAPIでなんかできるか考える。
・諦めて１枚１枚手作業でFAXする。

１枚の原稿を複数の宛先なら簡単なのですが・・・。
どれも道半ばです。アドバイスください。

●環境
windowsPC(RPAはPAD)
xerox複合機
インターネット
電話・FAX回線
できればローコードでやりたい

●備考
メール等は受け取り側で不可でした。どうしてもFAXで紙が欲しいらしい。

Answer 1

もし私が業務として請け負うなら、システム構成としてFAXモデム（とUSB-RS232Cアダプター）、ミドルウェアとして「まいと～くFAX 9 Pro」とそのOCXライセンスを導入したうえで、Visual Basicなどでアプリを作成することになるでしょう。
明細書をどのように作成されているのかがわかりませんが、そのアプリから出力されるPDFのファイル名として、顧客マスターに登録されている顧客コードと出力年月(yyyymm形式)をつなげたものにしてもらい、任意のフォルダーに一括保存するものとします。
あと、「顧客コードと顧客名、担当者名、FAX番号、連絡先電話番号」の対応表が明細書作成システム内にデータとして存在しているはずですので、それへのアクセス方法（SQLで問い合わせできるのか、そのソフトからExcelのCSVで出力できるのか）を知る必要があります。例えばCSVでデータが提供されるものとします。

本システムが起動したら、まず明細書の出力日付をシステムデートから判断して表示し確認してもらいます。OKだったら、指定したフォルダー内に存在する、出力年月が一致するPDFのファイル名をリストアップし、表形式で「顧客コード、顧客名、担当者名、電話連絡先、FAX番号、送信の要不要、ステータス」の一覧を表示させます。「送信の要不要」はチェックボックスとし、表示時にはチェックが入っていて、チェックを外したものは送信しないこととします。
「一括FAX送信」ボタンをクリックすると、「送信の要不要」でチェックが入っているものすべてに対して、FAXモデムにて指定のFAX番号宛てFAXを送信することを試みます。送信が完了したら「ステータス」に「送信完了」を表示し次のFAX送信に移ります。話し中の場合、「ステータス」に「話し中」を表示し、次のFAX送信に移ります。FAXモデムからそれ以外のエラーが通知されたら、ステータスを「エラー」としたうえで次のFAX送信に移ります。
リストの最後までFAX送信が終わったとき、もう一度頭に戻って、ステータスが「送信完了」でないPDFを再度送信するようにします。
これが、すべてのFAXがすべて「送信完了」になるか、ループが指定した回数になったら、処理完了として、エラーもしくは話し中のものにチェックを残しそれ以外のチェックをすべて消したうえで入力待ちに戻ります。
この時点でエラーがあった場合には、連絡先電話番号・担当者に電話連絡をいれることになるでしょう。

ま、こんなシステムになるかと思います。でもまじめに作ると費用は100万コースになってしまうかも。

xeroxの複合機がPC-FAXが利用できて、送信先電話番号を印刷時にアプリから指定できる機能があるかどうかが最大の問題でしょう。それがないと、RPAでうまくできるかどうか難しいと思います。

Answer 2

まったく新しいプログラム作るという話なら、
請求書の話ではないが、アクセスで作ったデータの集計を、毎日、個別にネットワーク上のプリンタに送信させていたことがあります。
特定帳票・レポートなども同類で、ダイアログボックスでレポートの印刷に使用するプリンターを設定するとそれぞれのプリンタに印刷データが送られます。
実際にしたことはありませんが、FAXモデムを準備して、送信指定すると、できたレポートに対して、FAXモデムの方がそれぞれの送信先に掛けるということができそうなのですが、かからなかった時に回避するなどの手段も一緒に考えておかないと、途中で留まるというのもありそうな気はするが・・・
後は、契約したことがないので？？？ですが、ネットワークFAXで送信すると、受託した会社がかけてくれる仕組み（1枚の原稿を、複数のFAXに送ることも可能だが、当然、1枚の原稿を、1か所も何ら問題ない）ので、そちらにデータを送る形でも、できそうな気はします。