エクセルを使って業務の見える化したいです。 誰がどの業務にどのくらい関わっているか表にして欲しいと頼まれました。

Question

エクセルを使って業務の見える化したいです。

誰がどの業務にどのくらい関わっているか表にして欲しいと頼まれました。できれば表の下に業務割合の円グラフを付けたい上司の希望があるのですが、まず見やすい表の作り方を教えてほしいです。

初め名前の下に業務を書こうとしましたが、例えば「電話対応」「来客対応」など全員でやることはすべてに「電話対応」っ同じ文面の横並びが何行も…。

なので
A列に「通常業務」と大カテゴリーの項目
の下に同じA列に「電話対応」(業務)B列に「全員」(誰が)C列に「毎日」(いつ)
1列空けて
E列に次の大カテゴリーを書いて
E列(業務)F列(誰が？)G列(いつ)
という感じで書き出してみましたが
とても見ずらいんです。

・毎日やること、都度依頼がきたらやること、1つの業務を1週間かけてやること、などバラバラになってるけどまとめたほうがいいのか？

・業務も縦一列で書いていくと、業務がスムーズに流れているように見えない
(横路にそれるみたいな感覚)
枝分かれしていくような表だとわかりやすいと思うがそうすると横並びが出たり、「担当」や「いつやる」が入れられない。

・業務サポートの人(仕事が多いときや、担当が休みの時に都度指示して手伝ってもらう。毎回業務には関わらない)も担当に入れたらほとんどその人の名前で埋め尽くされてしまい、外したほうがいいのか？(外すと名前が2項目ぐらいしか残らなくなってしまう)

「業務、見える化」のアドバイスをぜひお願いします。

Answer 1

>エクセルを使って業務の見える化したいです。

頼まれたのですから、あなたの問題では無いと思いますが、それって目的は何でしょうね？
それに、あなたも本来の目的を抜きにExcel化しようとしていますから、答えは見つからないのだと思います。

そもそも「見える化」って？
Excelに表やグラフ化すれば見える？
【何が？】…それが真の目的。

>誰がどの業務にどのくらい関わっているか表にして…と頼まれ仕事でしょうけど、その目的を確認しない為に、こんな悩みになってしまうのでしょうね。

目的が分からないので、アドバイスのしようもないのですね。

真の目的とは？
例えば
人員削減
残業代の削減
業務の負荷バランスを取る
新人への仕事割振り
その他諸々

それらの目的によって、表やグラフの作り方は変わってくるし、データの取り方も違います。

これを「本末転倒」と言います。
目的を忘れて手段を一生懸命やっている。

Answer 2

> 「業務、見える化」のアドバイスをぜひお願いします。

統計を出してから、それを元に設定を委託する感じがベストだと思います。