ISO9001 2015 建設業の30人規模の会社の担当をしています。

Question

ISO9001 2015 建設業の30人規模の会社の担当をしています。不適合及び是正処置についての記述がありますが、うちの会社では、不適合、是正処置の記録を残すようにマニュアルに書いてあります。不適合とはどこまでの事をいうのか曖昧です。
不適合がでるたびにいちいち不適合記録表に書いてたら負担が増えるように思われます。不適合があると会議等で報告検討はしているようです。会議の議事録はメモ程度に記録はしています。仮に議事録を見返しても、不適合記録とわかりやすくは書いていません。やはり要求事項に記録を残すとあるので、きちんとすべきでしょうか？何かISOの審査用に繕って書かないといけない気分になります。事務員なので現場の詳しい事がわからないので困っています。不適合記録を書くようにお願いしたら、めんどくさがられてるような状況になるので、できるだけISO用に現場の人に作らせるという事を省きたいと思っています。どなかたアドバイス頂ければ嬉しいです。

Answer 1

> 不適合及び是正処置についての記述がありますが、うちの会社では、不適合、是正処置の記録を残すようにマニュアルに書いてあります。不適合とはどこまでの事をいうのか曖昧です。

「不適合」とは、「要求事項を満たしていないこと」(JIS Q 9000:2015 3.6.9)です。品質に与える影響の程度が大きかろうが小さかろうが、不適合であることに違いはありません。全部を一絡げにして記録しようとするから、無理が生じるのです。

> 不適合がでるたびにいちいち不適合記録表に書いてたら負担が増えるように思われます。

当然です。
重大な不適合だけ記録に残せばいいのです。
というか、重大な不適合が記録なしに報告されることはあり得ないので、その記録を残せばいいだけです。「不適合記録とわかりやすくは書いていません」とのことですが、なぜそんな必要があるのですか？
そんなものは廃止してしまえばいいのです。廃止することで実務に困ることはないはずです。

> 何かISOの審査用に繕って書かないといけない気分になります。

「不適合記録」と他の記録をわざわざ区別しないと審査できないような無能な審査員は、認証機関に苦情を言って忌避してしまえば(クビにすれば)いいのです。
その認証機関に所属する審査員全員がそうなら、認証機関自体を登録移転してしまえば(クビにすれば)いいのです。
この際、「ISOの審査用」とかいうものは全廃することを勧めます。当社はISO9001とISO14001の認証を取得して20年以上ですが、実務に必要な文書と記録しかありません。かつては「ISOの審査用」がたくさんありましたが、もう10年以上前に全廃しました。以来、何も困ったことは起きていません。