私は動物病院で看護師をしています。

Question

私は動物病院で看護師をしています。受付対応や、電話対応もします。
いま働いている職場では、
診療補助＋入院動物のお世話に1人、受付に2人
という形で日々の診療を回しています。

今月1人退職するので、
これからは1人ずつの配置になります。

ですが、処置などを補助する場合は
受付をあけなければいけない時間が
発生する場合があります。

診療に関しては予約優先となっているので
続々と患者様も来院されます。

受付に誰もいない状態で、
来院された患者様の受付対応や
予約取得の電話対応など
手が回らない時の解決策があれば、
教えていただきたいです。

Answer 1

動物看護士とトリマーの経験があります。
受付に常時人が居れない状態のときは多々ありました。

受付に呼び鈴（押すとチーンって鳴るやつ）や簡易ピンポンを置いて、
「御用の方はベルを押してください」と書いたポップを受付の机の上に置いたりして対応していたり、
防犯カメラを受付に設置してモニターに人が映ったら、受付に行くなどいろいろな対策をしていました。

電話はあえて留守電にして、折り返しこちらから電話するという形をとっていました。留守電のメンセージを自分で吹き込める電話だったので
「お電話ありがとうございます●●動物病院です。ただいま診察中のため電話に出ることができません。カルテ番号、お名前、電話番号をお願いいたします。こちらから折り返しご連絡致します。」
としていました。みなさんだいたい吹き込んでくれていましたよ。

1人で対応となると大変ですよね。経験があるのでとても気持ちよくわかります。予約などはダブルブッキングなどミスしたりする可能性もあるので、１つ１つ焦らず作業してほしいなと思います。がんばってくださいね♪

そして1人しかいない状況だからこそ、お客様のご協力も得られるようにお客様とのコミュニケーションをしっかりとることを心がけてほしいと思います。
そうするとお客様も、人が少ないからしょうがないとか、少しは待ってあげようとか、状況を理解してくれたり協力してくれたりしてくれると思いますよ。
そしてまた新しい人が採用されて人数的に余裕ができたら、「あの時はありがとうございました」とお客様にお礼を言うときっとまた同じ状況になった時、協力してくれるお客様増えると思います。
動物業界はどこの職場も働く人なかなか定着しませんからね 入っては辞め入っては辞めが多い業界ですから。
がんばってください！！！

Answer 2

出入りをしたときにセンサーで知らせてくれる装置をつければいいのでは？必要もないのに受付に誰かいてヒマしているよりも効率的ですよね。

Answer 3

獣医師が1人ならば受付がどう頑張っても診察は1人分しか回りませんし、待たせる旨を表示し、順番が来たら携帯に電話するなどの対応をして飼い主さんにも協力を仰げば良いと思います。

ただ、もともと診察が看護師1人で回していたなら受付が診察へ行くことは無いので受付が空くことは無いのでは？

Answer 4

それは経営者が対処する懸案です。

患者？へのケアに支障が出たら、それこそ責任問題ですよ。