食品会社の受注、発注を担当してます 得意先からの注文は基本FAXです。 商品数は1000近くあります。 今問題なの…

Question

食品会社の受注、発注を担当してます
得意先からの注文は基本FAXです。
商品数は1000近くあります。
今問題なのは納品ミスです。鮭の切身と書いていても銀鮭、秋鮭大きさも60g70gと様々です。里芋でもLやsのように。
商品台帳はありますが、基本入力事務員の頭の中で記憶に頼っている面が多いです。
担当替や新しい社員は全く分かりません。台帳やエクセルデータを見て、前任者や営業担当にこの商品でよいのか？と確認したりしてかなり時間がかかってます。それでもミスが頻発してます。お客様は自分の使っているフォーマット（手書き、電話注文含む）で送ってきます。
業界問わず品数が多いオーダーと発注がミスなく行えるような工夫をされてる方アドバイスお願い出来ますでしょうか。

Answer 1

そう難しい事は無いと思います。
パソコンを使って品リストを作り、
品種別にソート(アイウエオ順に自動並び替え)をすれば、注文の有る物だけで、しかもソート出来ますから、例え1.000点有っても、都度の注文で1,000点は無いと思いますから、

>鮭の切身と書いていても銀鮭、秋鮭大きさも60g70gと様々です 。里芋でもLやsのように。…が、
↓↓↓
鮭-秋鮭：60g(甘塩
鮭-秋鮭：70g
鮭-銀鮭：60g
鮭-銀鮭：70g
鯖-
鰆-

里芋-L
里芋-S

みたいに、品リストを作成して置き、①そこに数量を記入して貰い
②ソートして貰い
③注文の有る分だけを印刷し
④それをFAXして貰う

この四つの手順だけです。
③と④は今でもやっている事なので、①と②をやって頂く。

これが面倒なら、パソコンからメールで、Excelデータを直接送って頂き、あなたがソートして使えば良いだけです。

もう曖昧さが無くなるので、前任者に確認する必要も有りませんし、間違いも有りません。

更に改善として、あなたの店から品リストをExcelで作ってお客さんへ送り、そのリストに最新の単価も入れて置けば、注文と同時に売上げ金額の計算が自動で瞬時に行われ、経理部署で請求書も簡単に作れます。

これをデータの一元化と言い、同じデータを皆んなが使う為に、間違いが無くなるのですね。
新品種は都度追加し廃品は削除すれば良いだけです。

私が行って直接作ってあげたいぐらいです。無駄が多過ぎるので。

必要な物
①パソコン
②インターネット接続(簡単設定)
③eメール(簡単設定)
④Excel

これだけ有れば、FAXも要らなくなります。直接e-mailでExcelデータを貰えるので。

携帯電話でLINEが使えれば、出来るレベルです。