電話応対に自信がありません。アドバイスをいただきたいです。 まず、相手の名前はっきり聞き取れないこともあり、商品もわか…

Question

電話応対に自信がありません。アドバイスをいただきたいです。
まず、相手の名前はっきり聞き取れないこともあり、商品もわからないので聞き取れず、注文のメモることがついていけません。
相手も早口の方が多く、次々と言われるので、耳と声と手が追い付かず、無言になってしまって、もしもし？と確認されてしまう始末です。
相手は自分が新人だとも知らないので、大変失礼な受け答えになっていて、凄く悩んでいます。

補足

ちなみに個人のお客様ではなく、お得意の会社です。
頻繁にいろんな会社から電話で注文がきます。
相手はいつも通りに注文しているのでしょうが、何でわからないんだという雰囲気が声で伝わる方もいます。
申し訳ありません、もう一度お願いします
としか言えません。自信がなくなります。
メモも何て書いたんだ？って時もあります。

Answer 1

最初は誰でもそうです
場数を踏む。こればかりは近道なし
会社名と商品名をセットで書いておく自分だけの資料を作る。それが増えて更に肉付けされた資料になっていけばいい
あ、とかえ？とか言ってれば『あー今年も新人の季節か』と相手は思います
もちろん電話相手を外したなと思われます。

最初からすぐ何でも出来る新社会人なんていません
早口ならばすみません、ゆっくりもう一度お願いします、と伝えれば問題なし。誤受注のほうが怖いですし、多数の先輩たちに迷惑がかかります

偉そうに早口でまくしたてる電話の向こうの取引先の人間も昔は新人からスタートしたのです。同じ人間です

Answer 2

●バババーといきなり一方的に話す相手には「こちらの電話の調子が悪い様で・・大変恐れ入りますがもう一度お名前から順に教えて頂けますか？」と相手のせいにはせず機械のせいにして聞き返す。
●（同姓同名の方も多くいらっしゃいますので）漢字はどの様に書きますか？と名前の漢字を聞いてみる。
●メモを取る時は「内容を記録させて頂きますのでお待ちいただけますか？」と一言断る。

不安だと聞き取る事にいっぱいいっぱいになって相手のペースになりがちです。
「ではお名前から〜….、続いてご注文の商品番号もしくは商品名は〜…」と言った感じで、こちら側のペースに持っていけば自然とQ&A方式で会話が進められます。
慣れると自信が出てきて声にも現れますから相手を不安にさせることもないですよ。頑張ってください。