病院における内線電話の対応について。 自分の部署にかかってくる内線電話について。「部署のトップにつないでほしいけど、ト…

Question

病院における内線電話の対応について。
自分の部署にかかってくる内線電話について。「部署のトップにつないでほしいけど、トップが不在」の場合、
①「○○（トップの苗字）はただ今席をはずしております。（以下略）」
が良いのか、
②「○○さんは今、席をはずしております。（以下略）」
が良いのか迷っています。
外線電話なら①が良いのはわかるのですが、内線電話で、電話の相手は同じ病院職員です。
もしかしたら電話の相手の階級（部署のトップよりも上か下か同じくらいか）によって変わるのでしょうか？
この場合、電話の相手が部署のトップよりも上なら①が良いかな？とは思いますが、同じor下ならどうでしょうか？
そして「病院」という職場である以上、さまざまな職種がいるので、誰が部署のトップよりも上なのか下なのかがわかりにくくもあります。（例えば階級がない看護師と部署のトップではどちらが上か？など）
病院内における電話対応で調べてみても患者対応が中心で、内線電話はなかなか見つからないので、聞いてみました。
宜しくお願い致します。

補足

回答ありがとうございます。
もう少し補足します。
自分の病院では（自分の所属している部署・他部署共に）、ここで書いた「部署のトップ」相応される方は普段「○○（苗字）さん」と呼ばれています。
一応、階級には「長」がついていますが、「～長」と呼ばれていることはありませんし、その他の部署の方の中にはその人が「長」がつくのを知らないという方もいます。（だから電話で「○○さんいる？」等と言うのかもしれませんが…）
「～長」と呼ばれるのは「病棟長（＝病棟の看護師のトップ）」「事務長」「院長」など、もう少し上の階級の方々です。
ちなみに自分が所属している部署には、そのトップの上にもう一人いますが、その人は「長付け」で呼ばれています。
でも、それが病院内での常識かもしれませんね。
すみませんが、「病院内」という状況を考慮の上で、回答をお待ちしています。

Answer 1

役職があるなら役職で呼ぶのが一番都合がいいですから
そういう時こそ役職名を活用しましょう
○○主任は席を外してます
○○看護部長は席を外してます
○○科長は席を外してます
これが無難でしょうね
立場の強い部署の部長でも
立場の弱い部署の部長でも
部長は部長ですから
大組織の会社程どっちが上とか下とかは無視して
役職で呼べばいいんですよ

役職の無い人なら
内線電話はどんな職場でも
部署は違えど身内同士の電話と考えていいですから
さん付けでおかしくないです

Answer 2

部署のトップは〇〇長ですよね。
先方が院内の誰であれ、
「〇〇長は、只今席を外しています。」
で良いと思います。