メール大好きな人たち うちの会社では、なんでもメールで済ませ、会話しない人たちが増えています。 「あの件を取引先…

Question

メール大好きな人たち

うちの会社では、なんでもメールで済ませ、会話しない人たちが増えています。
「あの件を取引先に連絡したか？」と上司から聞かれ、「はい、メールを送っておきました」と答えます。「で、取引先は了承したのか？」と突っ込まれると、「さあ、まだ返事のメールが来ないのでわかりません」と答えます。電話して確認すれば済むことなのに、そうしません。

なぜこんなことになったかというと、他部門や他社との連絡は「エビデンス」を残すことが、ルールになったからです。後で「言った、言わない」でもめたときに、「エビデンス」が必要になるというのです。いわゆるコンプライアンスの一環です。

メール大好きな人たちは、ついには目の前にいる同僚にすらメールで要件を連絡します。CCに上司を入れて、同僚に連絡したことが上司に分かるようにするためなのだそうです。

(質問）
こんなのおかしくないですか？
他の会社もそうなのでしょうか？

Answer 1

本当、おかしな世の中になりましたね。

しかしそれがスタンダードになりつつあるので、うちもそうです。
隣の席の人にすらメールで残せとの取り決めがあります。

メモを机に貼ることはなくなりました。
簡単な用件すら、同じ部署で隣の席ですら、口頭ではなくメールにしろと言われています。
禁止されているからです。
監視も出来るからです。

どんだけ社員を信用してないんでしょうね。

恐ろしい社会になりました。

Answer 2

おかしいですよ。

メールの落とし穴
①相手がメールを開く前に削除した
②相手がメールを開いたが読まなかった
③自分が送付先を間違えた
④自分が送付したつもりが送付してなかった
⑤ひよっとしてメールに関わらない部署があるかもしれない

①から④はヒューマンエラーですから、いつでも、誰にでもあり得るのです。

会社の全部署にメールを導入した頃は質問者様の文面のような状況でした。しかし、そんな状況では弊害がでてきて、幹部が「メールが伝達の最良手段」ではないと気がついたのです。たしかにエビデンスにはなりますが、それでは目の前の仕事はできません。

客先はもちろんですが、例えば社内においても、技術員がメールで製造条件を現場に送付したが、現場がメールを読まなかったためにラインが停止しました。このとき技術員は「メールで伝えました」と言い訳をしますが、言い訳の理由に何らなりません。こんな言い訳をすると「仕事をなめている」と、本人の仕事に対する資質を問われます。
今は「メール」をしたから相手に「伝えた」という事にはならないのです。

質問者様の会社では幹部が早い時期にメールの役割、メールの弊害に気がつき、メールを取り込んだ情報の伝達手段の認識を一新する事が大切だと思います。

大事な要件はまず「電話」をし、念押しの意味で「メール」を入れる事です。役割のランクからいくと「メール」は「主」ではなく「従」です。

Answer 3

全てが正しいわけでもなく、全てが間違いなわけでもないので、難しいところなのでしょうが、リスクマネージメントのひとつなのでしょう。
が、自分の口で人に物事を伝えられなくなってしまうのは間違いなく後で後悔することになりますね！
この間まで勤めていた会社もそんなでした。が、コミュニケーション不足で仲間意識もなく、クライアントとのコミュニケーションも不足するので、結果、事業部解散で社員は会社の都合で全員辞めました。

Answer 4

何故こんなことになったのか？
◆他部門や他社との連絡は「エビデンス」を残すことが、ルールになったからです。

明確な理由が有り自覚しているにも関わらず、「メール大好きな人たち」…とはこれ如何に？

(質問)
こんなのおかしくないですか？
他の会社もそうなのでしょうか？

(回答)
おかしく無いです。
他の会社もそれが普通です。

自分の所しか見えていない様ですが、或る程度の会社になれば、支店や支社も有り生産関連会社などを含めると、社内よりも外部とのやり取りの方が多くなったり、関連部署だけでも相当数にもなります。
当然質問者さんは、身内の目の前の範囲の事に限っての話かも知れませんが、会社によっては報連相に厳しい所も有り、出先の案件や会議結果もいちいち戻ってから改めて時間を作っての報連相をやると、ついついそれを忘れてしまったり、要らない質疑応答で時間を取られたりと本当に面倒臭いし、お互いに報連相の有った内容を忘れてしまう事も有る。そうなると、今目の前に居ない人への連絡にも又ついでにccで上司や関係者に入れて置けば、いちいち全員に報告して歩く事も無いし、議事録として残る事にもなり、後で見返す事もで来る。
この何処がおかしいと感じるのかは分かりませんが、IT化に伴い革新的に発展した情報共有は効率化にはなっても、非効率にはなっていないと思います。
画期的に、聞いているとかいないとかの会話が減っているし、忘れていて都合が悪くなると聞いて無いという確信犯も居なくなってきていますからね。

昔はよく他部門の偉い人に、聞いて無い事件をやられて苦労しました。

今の悩みは、文書をまともに書けない人が多く、何を言いたいのか聞きたいのか分からず、質問攻めにしないと内容が理解出来無い事が多く、とても面倒になってしまった事かな。