弊社では設計図はＰＤＦで保管されています。ＰＤＦとは別にＣＡＤのデータも残されていますが、同じ機種はそのＰＤＦをコピーし…

Question

弊社では設計図はＰＤＦで保管されています。ＰＤＦとは別にＣＡＤのデータも残されていますが、同じ機種はそのＰＤＦをコピーして利用することになっています。ですが、一部の人が何度言っても、ＰＤＦをコピーではなく、ＣＡＤ→ＰＤＦにしてから利用します。そうするとまったく同じ図面でも、ＰＤＦの更新日時が変わってしまいます。

更新日時とＰＤＦの名前で図面を管理しているので、同じなら前歴を利用して、即日に発注できるにも関らず、更新日時が違うということは「違う図面である」ということになってしまい、全部を精査しなくては発注できないことになります。

変更があっても、変更のある図面だけ変更してＰＤＦを差し替えてデータを提出してください、と何度言っても理解できません。何故でしょうか？ 私の説明がおかしいのでしょうか？ この文章の説明だけでは理解できませんか？

そんなにおかしなことを言っているのでしょうか？ このやり方は変ですか？

Answer 1

運用でカバーできない場合はフォルダアクセス権の制御で制限をかけた方がいいかもしれませんね。

[CADデータ]
マスターデータとしてアクセス制限（基本的に一般ユーザーには触らせない）

・アクセス権の割り当て
管理者→RXWDP
製作者（設計チーム）→RXWD

[PDFデータ]
利用データとしてアクセス制御

・アクセス権の割り当て
管理者→RXWDP
製作者（PDF変換担当）→RXWD
一般ユーザー→RX

※内容を拝見した限りファイルの命名規則があると思いますので、自身でPDF化してしまうユーザーがローカルでPDF化した場合でも、フォルダに保存できないため、正誤もとりやすいはずです。また、該当ユーザーには「このフォルダのファイル使え！」だけですみますし。

運用確立に準備が必要ですが、ネットワーク管理と同じで不要な権限を与えないようにしてみるのも手だと思います。この場合、PDF化やファイルの更新など管理者や製作者には負担がかかる場合がありますが、現在お困りの点は大幅に改善されると考えます。

順序がバラバラですみませんが、質問者様のおっしゃっていることは理解できると思います。それでも言うことを聞いてくれない場合は多少の強制力を利用するのもありです。