理論在庫、実棚、実在庫の違いがわからない。 派遣で事務職に就いて三ヶ月の者です。 事務未経験で入社し高校を卒業し…

Question

理論在庫、実棚、実在庫の違いがわからない。

派遣で事務職に就いて三ヶ月の者です。
事務未経験で入社し高校を卒業してから接客業しかしたことがなかったので一般企業に務めるのも初めてなのですが
私に教えてくれた社員さんから引き継いだ部品の在庫管理表の数が全く違っており入社してからずっと
昨年の10月から出荷、入荷、使用数を見直しているのですが棚卸しで取り引き先に報告している理論値と全く数があいません。

上司に聞いても在庫は良品＋不良＝在庫数だから在庫が何か理解してれば理論値に合わせれるし合うはず。
としか言われず入荷、出荷、使用数を見直す以外に何をどうすればいいか分かりません。

理論在庫がなんなのか
実棚と実在庫の違いがなんなのかも理解が出来ません（説明されなくても分かる事と思われているのか説明も上記の言葉しかなく、ネットで意味を調べても理解が出来ません）

引き継いだ管理表はExcelで作られていて実棚と予定にシートが分かれており、予定のシートに生産計画を入れて部品の発注予定を立てなければいけないのですが、数が全く違う為
本来の役目を果たせておらず
ただ毎日の入荷と組み付け数、出荷数を入れるだけ。
今在庫がいくつあるのか確認すら出来ない（現場にある数と明らかに違う）状況です。

私の理解力がないのがいけないのですが、本当に分かりません。

でもこの管理表の数があわないと
現場の人にも迷惑がかかるので
何とか使えるものにしたいです。

教えてくれた社員の方はもう退職している為、教えてくれる人がいません。
在庫が何か、管理表をどうすれば
取り引き先に報告している理論に
あわせれるのか教えて下さい。

私が無能なのも、理解力が本当にない馬鹿なのも重々承知しています。

でもどうにかしたいのです。
どうかお力添え、ご教示をお願い致します。

補足

回答ありがとうございます。

不良数は生産報告書記載があります。
計画数は月始に上司から連絡されます。
実棚シートには不良数欄はなく予定シートに不良数欄があるのですが2の意味合いでしょうか？
9月末に実在庫に数を合わせたと聞いたので実棚シートの調整数で在庫がその数になる様にしたのですがそれも違っているのでしょうか？
一つの製品に対して部品は多くても数十点ですが同じ物でも仕様の違いで箱だけが違ったりします。

Answer 1

補足
>実棚シートには不良数欄はなく予定シートに不良数欄があるのですが2の意味合いでしょうか？
◆これは、あなたの会社の人じゃないと分かりませんよね。
その不良数と、実棚と実在庫との差を比べてみれば、おおよそ判ると思います。
その時には、不良と言われる数を帳簿から落とす処理を、誰がどうしているのかでも変わります。（毎月やっているのか？９月以来やっていないのか？）
もしかして、あなたがそのシートで落としてから計算するのでは？
そこは第三者には判る筈も有りませんよね？

それと、
>9月末に実在庫に数を合わせたと聞いたので実棚シートの調整数で在庫がその数になる様にしたのですがそれも違っているのでしょうか？
◆あなたは、９月時点そのシートを見る事は出来るのですか？
見る事が出来れば、実棚と実在庫は合っている事になります。

>一つの製品に対して部品は多くても数十点ですが同じ物でも仕様の違いで箱だけが違ったりします。
◆そうなるとそれらの製品すべて合計した在庫管理をしていますよね？
使用個数の違いは有りませんよね？

もし誰にも教えてもらえないのなら、
そのたった数十点の点数なら毎日一個の棚卸しを、あなたがやってみれば判ると思います。つまり良品の実在庫と不良の実在庫を確認するのです。
教えてもらえないのであれば、方法はひとつです。
日中はモノが動いているので、数えても意味が有りません。

それと気になるのは、そこの会社の決算は９月末ですか？
大変の会社は３月末ですから、３月末の棚卸し結果がスタートです。その時のシートは？

>理論在庫、実棚、実在庫の違いがわからない。

①理論在庫＝帳簿残＝計算上の在庫＝（入庫ー出庫）の差
②実棚＝どんな意味で使っているのかな？（私も判りません）
③実在庫＝現物棚卸しの結果、検数で実在した数量。

①－③＝で、差が有れば現品差（紛失や不良の未処理などによる）
理由（考えられる要因）
＊入庫数がそもそも過不足していた。
＊不良ではじいた。（どこかに有る？捨てた？未処理？）
＊出庫数を間違った。（現場に有る？倉庫に有る？）
＊現場で不良を作り倉庫から追加出庫が帳簿に記載していない。（現場に不良有る？捨てた？）

基本的には棚卸後に実残が判明するので、そこを基準にスタート（リセット）すれば、以後は合わせられるのでは？

もしあなたの仕事が「予定のシートに生産計画を入れて部品の発注予定を立てなければいけない」…ならば、
それぞれの数量は、何処の誰からいつ貰うのかによっても違ってきます。
基本的には、棚卸時に一度では？（毎月一回？半期に一回？）

私が昔やった方法は、ラインが稼働停止(終業)した後に、倉庫から製造区と現物を数えて回りました。特に合わないモノから。

あなたの仕事が在庫管理でなければ、気にする必要の無い事です。
理論的には、
理論在庫＝（前月末在庫＋当月入庫）ー当月生産計画数
この理屈を理解出来れば、後は工程ごとにどう管理しているかです。

また上司の発言の「在庫は良品＋不良＝在庫数だから在庫が何か理解してれば理論値に合わせれるし合うはず。」
これは間違いです。
在庫は合わせるものでは有りません。正しく入出庫を処理を行っているかどうかです。
但し合わせる方法（適性な処理）として、
①不良は何処にどれだけ有るのか？（あなたは知っていますか？）
②その使えない不良数をいつも把握し、在庫から差し引く必要が有ります。
そうなると前述の理論在庫に計算方法は、
◆部品手配数＝（前月末在庫＋当月入庫）ー（当月生産計画数＋不良数）
※不良は使えないので在庫から落とさないとなりません。それをあなたは把握或るいは計算(反映)していますか？

もしかしてあなたの会社の実棚とは、
①(良品数＋不良数)の事かな？
②良品数だけの数量の事かな？
（理論在庫から不良数を引いた数）…では？

もしそれなら一度、不良数を確認し実棚と実在庫の差を見れば判明するかな？
どちらにしても、数の少ない方が②で有り、それを使って部品手配するのがベターなのかな？不良数が、何処にどれだけ有るのかを調べれば、上司の言った事に合わせられると思います。

一度、手元のExcelシートを見てみたいですね。
管理点数はどれぐらい有るのでしょうか？
数十点、数百点、数千点？
会社名や商品が特定されない様に隠して、私のID+yahooに送ってもらえば。

Answer 2

まずは、理論在庫、実棚、実在庫の定義をはっきりさせることですね。これは会社により微妙に異なりますので、上司に確認するのがよいでしょう。一般に在庫とは、帳簿上の在庫（最近はシステムで管理させる場合が多い）、棚卸した実在庫（年１～２回実施）があり、多少の誤差は発生するものの大きな乖離は無いように運用されるはずです。話にあるように全然数字が合わないということは在庫管理がかなり悪いようですね。あなたが無能というより、この会社の在庫運営の方法が悪いという印象を持ちます。あまり非道いようだと決算にも影響があり、それを適当に誤魔化しているのであれば、会社法上の違法にあたります。