人事の仕事や、人事評価に関わるお仕事をされている方にお聞きします。

Question

人事の仕事や、人事評価に関わるお仕事をされている方にお聞きします。現在私は歯科医院に勤めています。前職は飲食店店長で、2年前に受付として今の歯科医院に転職しましたが、去年の5月から一応事務長という肩書きで仕事をしています（と言っても、事務長という役職を設けるのは私が初めてで、つい最近医療法人となり、これから分院を作る段階ですので、まだ肩書きだけが先走りしてる状態です）。
これから分院を作って行くにあたって、理事長と私で規定や評価の仕組みを作っている段階で、完成に近づいてきました。
これから受付職員の評価は私が中心となって行うのですが、賞与の前に1人ずつ面談を行います。
このような時の面談とは、皆様どの様なことを重視して話したりしているのでしょうか？評価をつけていくので、それに基づいて評価の振り返りや今後の課題等についての話をする…というのが大切なのかなと漠然と考えていますが、そのようなものでしょうか？
私も前職で賞与面談等があったのですが、近況を聞かれるぐらいの軽い感じのもので、あまり真剣な話をした記憶がありません。
私自身突然いただいたお話で（事務長を設けるにあたって、マネージャー等の経験者の求人を出していたのですが、理事長も中々気難しい性格なので雇っても合う人がおらず、私に話がきました）あれよあれよとここまで来ましたが、評価する側に立つのは初めてなもので少し不安に感じています。
経験がある方、現役の方、何かアドバイスをいただけないでしょうか？よろしくお願いします。

Answer 1

歯科衛生士です。人事専門ではなかったのですが一応人事
関係の方も歯科にてさせていただいておりましたので少しでも
ご参考になればと思いまして回答させていただきたいと思います。

主様がお思いのように、今後の課題や評価の振り返りなどの話
で良いと思います。大企業とまではいきませんからそこまで深く
考え込む必要はないとは思いますが、評価する側に立つというのは
自分の評価次第でその方の賞与にかかわってくるということです
から少なからずプレッシャーなるものは感じられると思います。
面談相手に一方的評価を突きつけるのではなく、自分の今まで
のやってきたことへの振り返りや自分自身への評価など、相手の
話をうまく聞き出すことも必要だと思います。
それには普段から主様がスタッフとのコミュニケーションを密に
とり相手の心のうち（悩みや仕事への不満やわからないことなど）
を読み取ることも大切です。
そういったうえで、面談時に話し合ってあの時はどうだった？
今はどうしてるの？今後は？という感じで聞いてあげると良い
と思います。一方的だと話しにくくなってしまうと思うので。
受付職員が勤務するにあたってある程度の目標を事前にたたせて
おいて（書面に目標などを書いて残しておく）、それを面談時に
活用するのも良いです。面談時に書いた目標は達成できたか、
あるいはまだ出来なかった、または達成途中なのか。
それを聞いて主様はこんなことろを頑張っていましたねという
様に褒めつつ、次はこうすれば出来るようになるんじゃないかな？
あなたならこれくらいまで出来ると思うよ。というような感じで
相手の評価を下げる（反省は必要だけど）のではなく期待する
言い方で話し相手のモチベーションを上げるようにします。
そうすれば本人も高い評価が欲しい、それの伴った結果も欲しい
ので頑張ります。目標を明確にしてあげることでも相手も行動
に出来やすいですしね。
書面に目標を書いてもらうこと、普段からのコミュニケーション
によってより、自分はまだ達成できていないからこの評価で
仕方ないと思うでしょうし、また達成できたときはより評価に
繋がると分かり更なる仕事のスキルアップやモチベーションに
なると思います。

そこまで事細かくしなくとも、普段からのコミュニケーションを
しっかりおこなってスタッフとの信頼関係を構築していき最初は
簡単な面談でもいいですから徐々に面談内容を掘り下げていけば
よいのではと思います。