幹事になりました。どうすればよいですか？

Question

幹事になりました。どうすればよいですか？今度、会社で行う飲み会の幹事になりました。初めて幹事なのでどういった手順で進めていけばよいですか？
5月下旬～6月頃におこなう予定です。
日にち決め、店選びなどいろいろありますが、まず最初に何から始めれば・・・・。

気をつけることや注意点その他アドバイスなど詳しく教えて頂けたら幸いです。

Answer 1

どれくらいの人数か、男女比はどれくらいか、車で来る人もけっこういるのかどうかにも寄りますが…

・コースであること
・飲み放題であること
・値段が高すぎないこと(できれば飲み放題込みで4000円以内。3000円台なら言うことなしです。たかだか会社の楽しくない飲み会に4500とか5000とかはテンション下がります。)
・職場から近めor駅から近め

は絶対です。

女性が多ければ、飲み放題のメニューが豊富なこと(梅酒・チューハイ等)は割りと重要です。
男性は基本ビールですが、飲み放題メニューに日本酒・焼酎があれば言うことなしですね。
車で来る男性が多い場合、または少なくても偉い人がその場合は、ノンアルコールビールが飲み放題メニューに入っているといいです。(最初から代行を呼ぶつもりなら問題ないですが。)

細かいことを言えば、一人一人小皿で出てくるところ(取り分けなくていい)とか、ビールがグラスで出てくるところ(つがなくて良い)は最高ですね。(それなら少し値段が高くてもOKです。)
まぁ、でも、ビールについてはそのメンバーでの飲み会が慣れてきた頃ならそれで良いですが、「これからよろしくお願いします」という意味を含めての飲み会なら、ビールをつぎに行くことが話すきっかけにもなりますから、状況によりますね。

また、料理的には和食や創作料理が無難です。ワンテーブルでおさまるくらいの少人数なら、串焼きや焼鳥も良いですが…。焼肉も良いですが、色々気を遣うと思います。。。イタリアンも含め、多国籍系は会社の飲み会としてはちょっと微妙ですね。

また、多人数なら(広めの)座敷が良いです。移動しやすく、色々な人と話せますからね。

日程は、偉い人に日にちを決めてもらってその日に来れる人を呼ぶか、偉い人の都合の良い日を何日か挙げてもらって、それ以外の人に「○○部長は○日と○日と○日なら空いているみたいなのですが、どの日なら大丈夫ですか？」と聞いてみて、多く来れそうな日を設定します。

日時と人数が決まったら、とりあえずメンバーの方々にその日を空けておいてもらわないといけないので、日時だけメールででもお知らせしておきましょう。「場所は後日お知らせします」ということで。

お店を決めて人数とコースを予約しますが、その時に「人数が減るのはいつまでなら対応できるか」を確認してください。居酒屋は大概は直前まで大丈夫だと思いますが、万が一の時に来てもいない人の分まで請求されるのは面倒なので最小限に抑えたいですよね。

場所が決まったら、再度メンバーの方々に、日時(一回お知らせしたからと言って省略しないように)、店の名前、店の住所、店の地図が載ってるHPのURL(ホットペッパー等)を記載してメールを送りましょう。その時に、「万が一、都合が悪くなって出席できなくなる場合は○日までにお知らせください。」という旨を加えておきましょう。

キャンセルがあった場合は速やかにお店に連絡しましょうね。

幹事は色々と大変だと思いますが、手際良くこなせばイメージアップすると思うので、頑張ってくださいね！

Answer 2

まずだいたいの日程を決めてお店探しをします
そのお店に試食にいき大体の日にちでプラン決め

そして○○会開催のおしらせというチラシを作って回らんをまわして
参加人数を把握
そしてお店に連絡して予算内におさめるよう交渉
当日に集金