ぶらっくたいがぁさんに質問です。 内部監査をどのような手順で行えば 実務に沿った要求事項を探し出し文書を撤廃すること…

Question

ぶらっくたいがぁさんに質問です。
内部監査をどのような手順で行えば
実務に沿った要求事項を探し出し文書を撤廃することができますか。内部監査を再実施できるかどうかはまだ確認していません。
実施できるかわからない状態での質問ですが、よろしければアドバイスいただければと思います。

■内部監査を実施する目的
・実務に使われているマニュアルはなにか、それがどの要求事項を満たすのかの確認
・使われていない文書の撤廃
・ISO認証取得を最少工数ですることの説明と理解を得る

私の会社にはISO9001に関連する文書が200種類くらいあります。
ISO14001に関してはきちんと調査していませんが、
過去に製造ラインがあった名残で、おそらく倍以上あると思われます。
必要か不必要かの判別は、各部門に直接聞いて回るしかないと考えています。
また、実務に沿った要求事項を探すためにも、
各部門に直接行って、実務やプロセスを聞く必要があると考えています。

しかし監査は同行のみで監査リーダーを一度もしたことのない私がルールを決め、
これを実施するのは、正直不安です。
この方法で役に立たない文書を撤廃できるのかの不安と
撤廃できたとして、自分の思い違いがあって（主にその部署のリスクを自分自身が把握せず文書を無くしてしまうなど）
本当に審査が通るのかの不安があります。
（ぶらっくたいがぁさんの回答に不足があり不安というわけではありません。
自身が一度も経験したことがないことに対する、漠然とした不安なのだとおもいます。）

別の方法として、
文書が必要か不必要か、判断として内部監査を実行するのではなく、
ぶらっくたいがぁさんが以前おっしゃっていた通り
文書に封をしておき、誰も使っていないことを確かめる方法はないかと考えたのですが、
当社の文書は全て電子データで管理し、原本の電子データは各部署が持っているため、
たとえ原本を取り上げたとしてもコピーして使われていたら、
それに気づかず表面上の撤廃としても、必要なものが把握できていないことになり、
それでは本当の意味での不必要なものの撤廃ということにならないと思い、独断での文書撤廃は難しいと考えています。

独りで悩み、悶々としているということしか伝わらない質問かもしれず、申し訳ありません。
上司に相談するにも、これまでとはちがう方法で認証を取得するという説明からせねばならず、
その説明のために、こちらから内部監査の仕方を提案し・・でも内部監査のあり方とは？
・・と、堂々巡りをしております。
内部監査を実施せずとも文書が撤廃できる方法、文書に封をする方法でも結構です。
ぶらっくたいがぁさんが内部監査で考えたこと、体験されたこと
天動説から地動説へ移行するためのポイントなど
教えていただければ幸いです。

Answer 1

紙帯で封をするのは、あくまで手段の一つです。
そうしなくても、不要文書類の洗い出しはできます。
審査員しか見ないのに手間ばかりかかっている文書類は、各部署で自覚しているはずです。それらをピックアップさせて、総合的に判定するだけのことです。
当該部署では不要な記録も、下流工程では必要かもしれませんし、顧客から苦情があった際に、品質保証の観点から必要になるもの（つまり、エビデンス）もあります。
こうしたことを公平に見極める必要があります。

改革を断行するに当たり、不安に思う気持ちはよくわかりますが、第三者にはその不安を払拭することはできません。「漠然とした不安」であれば尚更です。
まずは、賛同者を作っていくことから始めてはいかがでしょうか。審査のためだけに苦労させられて不満に思っている人は、そうとういるはずです。
私の場合は、被監査部署が常々不満に思っていること、理不尽に感じていること、問題視していること、これらを全て内部監査を利用して吐き出させました。
「思ってはいたが、仕方がないのだと諦めていた」とか「タブーみたいなもので、言ってはいけないと思っていた」など、みんな、曇りが晴れたような顔をして語ってくれました。
内部監査は、重箱の隅をつつかれてイヤな思いをする場、審査で指摘されないために無意味な作業をさせられる場。そうした誤解を解く上でも、有効です。
肝心なことは、この洗い出しをする監査リーダーは、いわゆるISO内部監査員の資格認定登録された人ではなく、しかるべき責任者（班長や職長）を任命することです。ISO規格の知識など不要であり、現場の実務をよく知っていることが必要だからです。
もし、この洗い出しを内部監査で行うのが困難なら、通常の業務として実施すればいいだけです。
5S活動の一環として行うのもいいでしょう。