ちょつと業務関係で報告書をチェックする仕事に携わることになりました。 大事なことは失敗させないことです。

Question

ちょつと業務関係で報告書をチェックする仕事に携わることになりました。
大事なことは失敗させないことです。

蟹は甲羅に合わせて穴を掘るといいますが、なかなかどうして生兵法は怪我のもとなのですがかなり冒険してくれます。

貴殿はQC関連に携わったこともあるとお聞きしておりますので、もし、何かひとことでもいただきますれば幸いに存じ上げます。

詳しい業務の内容はお話できませんので、長文の英作文を間違いなく書くということに話をすり替えてアドバイスを願いたいと思います。

自分であれば、英借文と考え、信頼できる辞書か英文法の参考書の例文を探す。それを参考に短い文章で書く。書いたものを堪能な方に見せるということを考えました。あと何かございますでしょうか？

極力、自分勝手に判断しない。信頼できる資料に、判断の根拠をもとめる。わからなければ人に聞く。
位しか思いつきません。

補足

自分も、専門書を読んでも誤植を見つけることもままあり、疑ってかかることが大切なのはわかります。
ただ、目先の仕事をこなすだけで精一杯な人間ばかりなので、自分が調べ、論理的な裏付けや考え方を示した上で、正解(または安全側の判断)を教えるしかないとも考えます。
どうやったら考えてくれるのか、なかなかの難問です。

Answer 1

仕事効率化のカテゴリからリクエストをいただき，中途半端な何でも屋の私には荷が重過ぎるかな？と思っていますが，一応，私なりの回答を寄せておきます。

ただ，知恵袋では質問者側には補足のチャンスが１回しか与えられていないので，なるべく補足の安売りをなさらないように。

話をすりかえてとのご要望なので，誤解を予防するために，まず，ＱＣの運用に関する重要部分を略述しておきます。

応用統計学の１分野として位置づけられるＱＣ手法では，不良品が発生すると現状把握，要因分析，対策立案，対策実施のいずれをも重畳的に連続して行います。

報告書のチェックに応用するならば，
①報告の対象であるデータに存在する問題点，
②報告者がデータの読み方を間違ったことに起因する問題点，
③データにもデータの解釈にも間違いがないが，報告者がデータを不適切に処理したことに起因する問題点
などが報告書に現れてくるものと思われます。

現状把握の段階では，これら３つに分類して，それぞれ何個ずつの問題点が現在，生じているのかを毎日，計測します。

それぞれの分類ごとに要因と考えられるものをブレーンストーミングで書き並べて行きます。

要因には対策が対応するから，実施した対策によって，その要因に起因する問題点がなくなって行きます。

問題点がなくならないならば，ほかの要因が原因であろうということが窺えます。

以上が基本原理ですが，現状に合わなければ臨機応変に手直しして利用することになりますね？

英語長文の英訳の場合なら

信頼できる辞書か英文法の参考書の例文を探す。
それを参考に短い文章で書く。書いたものを堪能な方に見せる

ということは，私のやり方とは少し違います。一般辞書や文法書の見本文よりはコロケーション（単語と単語の相性のよしあし）を載せた辞書をよく使います。

辞書や参考書に出ていても「おや？ちょっとおかしいぞ」と思える文章は間違っている可能性が高い文章です。

ベストセラー作品の出版では，作家自身が校正した英文原稿を出版社が厳しく審査して最終的に校正します。

そういう英文なら「間違っていない」との信頼を置くことができます。

だから私にとって正しい英文の手がかりは，ベストセラー作品の英文です。
私自身は英文を英語のまま理解できるし，英語表現の品位自体も分かりますので，日本人が書いた英作文を出来のよい作家による英文と区別することは一瞬でできます。

それでも，完全に正しいかどうかは，アメリカを代表をするウェブスター大辞典の出版社 Merriam-Webster 社の編集者に問い合わせて確認するようにしています。

すなわち，

極力、自分勝手に判断しない。信頼できる資料に、判断の根拠をもとめる。わからなければ人に聞く

というやり方そのものです。

なお，日本語の文章なら昔，作文の得意な同僚と互いにチェックをし合っていました。見る目が変われば，間違いに気づきやすくなります。

以上，ピント外れの回答であるように思いますが，時間を置かないと自分自身の文章は，チェックしにくいものですので，とりあえずは，ここまで。

補足を読みました。他人に依存する傾向の強い人に，自分の頭で考えるよう指導するのは難しいですね？

単にフンフンと聞いている振りをして同じ失敗を繰り返す人も多いし，人間そのものはＱＣの対象にして対策を立案することは極めて困難です。

若い人の考え方も，個人ごとに異なりますので，日ごろから各個人の感じ方や価値観を観察しておくことは大事であると思います。

そういう，人間観察や人の力の発揮のさせ方については，私ども未熟者の考え方の範囲を大きく上回る人も世の中にはおられます。

私個人は仕事上，大塚製薬の二代目社長の奥方が他界されたときの顧問弁護士の対応が見事であった（優れた内容の遺言書を書いており，そういう弁護士を選んだという「人を見る目」が優れていたことが分かります。）ことが強く印象に残っていました。そこで，同社長の自伝（１冊１０万円の２巻本）を図書館で読むなど，いろんな人の自伝や伝記に示されたノウハウに多く接するようにしています。

役に立つかどうかは，それを読む個人の資質次第であるかも知れませんが，自己啓発書よりは自伝のほうが読みやすいと思いますので，業種に関連した人の自伝を「押し付ける」のでなく，さりげなく「読んでいる姿を見せる」という対策はいかがでしょうか？一長一短であって「偉い人の考えを無反省に真似ているだけの低脳な上司」であるとの印象を与えかねない策でもあります。

けれども，いろんな策を実施するうち，有効な策に出会うかも知れません。同じことは，ＱＣの対策にも言えますね？

なお私は，デール・カーネギーの著書「人を動かす」の愛読者です。