議事録について

Question

議事録について私も会議の書記をやらされ、議事録でいろいろ怒られた経験があります
。
一番覚えているのは「中身がスカスカだ」と怒られたことです。
当時の私としては、精一杯でしたが確かにスカスカと言われても仕方
がなかったとおもいます。
話は少し変わりますが下記の議事録をネットで見かけました

http://www.miyagi-pho.jp/honbu/rijikai/H25-rijikai-gijiroku-1.pdf

私からすると、これだけを見せられても添付資料がなくてはなんの意味もなさない
議事録をアップしていると思うのですが、みなさんはどう思われますか？

それとも議事録ってこれくらいの内容が書いてあればOKなのでしょうか？

私も一か所の職場でしか働いたことがないので議事録をどこまで詳細に書けばよいのか
わからないのでみなさんの意見をください

Answer 1

会議でどのような議論がなされ、どんな結論が得られたかを記録にとどめるのが議事録です。その会議の重要度や位置づけにより作成方法は違ってきます。発言者の言葉を一言も漏らさず書き留める速記録から、要点だけを書き留めた議事録など、その議事録の目的(誰に見せるか)により作成する方法はいろいろあります。また、議論の内容も記録にとどめる必要がある場合もありますので、議論の内容を十分理解する必要があります。「中身がスカスカ」と怒られたのは、何がどのように議論され、何が決まったのかが記録されていなかったのかと思います。 また、議事録の作成方法は、個人的趣味もあります。各自の発言をだらだら書きたがる人や、発言の要点を書きたがる人。議論全般の要点を書きたがる人。問題点と結論だけを書きたがる人。様々ですので、作成を依頼された場合は、従来どのような議事録が作成されているのかを事前に確認して置く必要があります。会議時のメモも作成する議事録をイメージして記録しておく必要があります。録音機を使う場合でも、議論要点は何かを会議の場において把握し、録音を参考に確認する方法によれば比較的早く的確な議事録が作成できます。
最近は、録音を文字に変換してくれるソフトもありますので、その場合は、まず全文を文字変換し、削除しながら要点を整理するとかなり容易に議事録が作成できます。しかし、整理の方法は先に申した通り、議事録の目的に合わせた整理方法が必要になります。つい、正確を期したつもりで、会議の内容をだらだら書いてしまいがちですが、全部読まないと会議の内容が分からないようではよい議事録とは言えません。様式を含め自己流はなかなか受け入れられませんので、御社の過去の議事録を参考にしてください。

なお、ｗｅｂにアップする、理事会議事録は通常こんなものです。議論の内容と結論が簡潔に整理されています。