社員のパスポート管理

Question

社員のパスポート管理会社から突然、社員のパスポートを台帳管理するからコピーを提出するように言われました。
ですが会社のお金で取得したものでもないし、個人情報がどうこう言うつもりはないのですがなんとなく提出したくありません。
海外出張が頻繁にある会社でもありません。
社員のパスポートを管理するって普通なのですか？
絶対提出したくない！ってわけではないのですが、出さなくていいなら出したくないなぁと。。。

Answer 1

過去、零細企業から大企業まで複数の企業での勤務経験のある者です。（業務上の海外出張も含め）

経験則で云うなら、業務上で海外出張がある会社の半数で、会社へのパスポートのコピー提出がありました。
よって普通と云えば普通ではないかと思います。ちなみに会社の費用負担でパスポートを取得した場合はやや強制的(領収書の提出と同時にコピー提出）、会社の費用負担でない場合は任意提出で可みたいな感じで、規則は会社によりマチマチでした。（いずれの会社でもコピーを集めてファイルしておくぐらいで管理と云うほどの扱いでは無かったですが・・・）

質問者様の会社の規模が分かりませんが、大企業等ではパスポート取得は会社が費用負担することに加え、航空チケットの手配を事務方が（安い飛行プラン等を選定して）処理しますので、その際にパスポートナンバー等が必要になります。顧客によっては顧客の建屋や工場へ入構する際に事前に入構者全員のパスポートナンバーを通知する必要があること等もあり、やはり事務方が従業員のパスポートナンバー知っておく必要があることが多いので、パスポートコピーの提出はやや当然という感じでした。

個人的には費用を個人負担で取得されているなら提出しなくともよいのではないかと思いますし、特に提出拒否の確固たる理由がないのならば、海外出張中に現地でパスポートを紛失した時の備えとして提出しておいても良いとも思います。最終的には質問者様の会社の規則に従うことになりますので、上司や担当部署に確認するしかないですね。

以下、余談です。

海外でパスポートを紛失した場合、現地日本大使館で再申請・再発行(或いは帰国のための渡航書の発行）が必要になりますが、コピーは無いより有った方が良い程度です。（手続きをちょっとでも早くして貰うために必要なのは、あくまで”パスポートナンバー”と身分証明書（運転免許等）の提示です。）

言語の問題もあって、大使館での再申請（再発行）手続きより現地警察への遺失物（捜索）届や盗難届けの手続きの方が遥かに面倒だと云えます。（大使館での再発行時や、空港（税関）での出国審査時に必要に成る場合が多い。）

Answer 2

パスポートくらいと思いますが・・・海外出張が頻繁にはないがたまにはある職種なのですね。海外出張する際は万が一の場合、もしかして外国で犯罪に巻き込まれたり、災害にあうかもしれません。色々な面で、企業でパスポート情報があった方が、処理は迅速に出来ることは間違いないと思います。コピーじゃなく、台帳管理するなら管理項目だけを報告するとか話をすれば良いのではないですか？
別にこだわるところではないような気がしますが・・・

Answer 3

有り得ません。

台帳の利用目的を通知する義務がありますので、業務上どういった目的で使うのか聞いて見てください。

業務遂行において不必要だったり、必要だったとしてもその理由に納得できない場合は拒否可能です。

Answer 4

海外出張が頻繁にあるような仕事であれば、万が一出張先でパスポートを紛失した場合、会社にコピーがあれば再発行が早くでき、あなたも助かります。
しかし、そのような職種でないのであれば、はっきり言って提出する必要はないと思います。
１部とはいえ本籍も記載されていますし、個人情報の観点から言えば不必要なデータまで提供するのはふさわしくなく、せめてパスポート番号だけを伝えるべきだと思います。