カイゼンが全くできない事務員をどうしたらいいのでしょうか

Question

カイゼンが全くできない事務員をどうしたらいいのでしょうか法人営業をやっております、中堅社員です。
事務所には、事務作業（受注・発注、その他伝票処理等）をしてくれる事務員の女性がいますが、この方は自分の業務をカイゼンするとか、やりやすく工夫するということができません。

「丁寧にやる」ことが、しっかり仕事をすることだ と思い込んでいるのです。
丁寧にやることは結構なのですが、あまりにもムダが多すぎており、転記するだけの作業や、中間商社がやるべき仕事をやってあげていたり、不必要な仕事多いです。
たとえば、製造子会社のために製品に添付する客先指定の伝票を書いてあげて、わざわざ紙1枚の伝票宅急便で製造子会社へ送ってあげるなどという正気と思えない膨大なムダを平気でやっており、それを「私はこんなにやってあげている」と完全に勘違いしています。。
今日も、横で見ていてムダしているのがわかったので「それは勿体無いよね～」と軽くいってやったのですが、
「そんなこと私に言われたって！」とのこと・・・

支店の御偉いさんは、そういったムダを省くこと、というか事務作業そのものに興味が向かないようで野放しにしています。
でも、ムダは省かねばしょうがないので、今回も私が新しい、簡単なやり方に代えてやらなければなりません。

しかし、どうしてこんな、ムダなことを平気で続けられるのでしょうか？？？
自分の金だと思ったらできないと思うのですが（もしかすると、紙一枚の注文書か何かでも宅急便で送るようなガサツな人かもしれませんが・・）

私は私で朝から晩まで営業しているので、最近は夜中までザービス残業して、一つ一つムダを潰す工夫をしていますが、、
30の女性事務員はそそくさと18時には帰ります。こんな女性とは結婚したくないなあと思いますが

会社は利益を稼ぐための存在であるという最も基本的なことが、理解できないようで、いくら言っても
「私に何の徳があるの？」という感じだったり、「私の仕事を減らされると困る」「こんなに一生懸命やっているのに！」という感じで
いつも聞いています。
だったら、徹底的にシステム化・マニュアル化して、バイトでも雇ってやらせるぞ？と思ってしまいます。
そこらの飲食店等のバイトの2倍は給与取っているのだから付加価値の高い仕事をしてくれないと困るのですが。

根本的に物事の原理原則が理解できておらず、表面的な人の印象や、感覚でしかモノを判断できない人というのはどのように扱えばいいのでしょうか

補足

いや、600円のです。。

Answer 1

基本、事務のポジションは間接部門。自ら利益を生み出すのではなくて、利益を生み出すための手伝いをするところです。
なので極力仕事では無駄を省いてコストをかけないようにしなければなりません。

でも本人が『仕事を減らされると困る』というのであれば、おそらく、口で言い聞かせてやらせてみて叱って褒めても、何も変わらないでしょう。一時は良くなっても、そのうちまたどうでもいいような『仕事』を自分でやり始めてしまいます。
私の職場の後輩がまさにこのタイプですので、何となく先の想像が出来てしまいます(´；ω；｀)

とりあえずは無駄な作業をさせないように、仕事を期限付きでお願いするのはどうでしょうか？
しばらくすると嫌でも自分の仕事を見直すようになると思います。
期限をつけるのは、優先順位をあげてもらうためです。そして、あなただから出来ると思って頼っているんだよ、という持っていき方をすれば、大概は受け入れてくれます。

あなたの知らないところで、いろんなフォローをしてくれている方だと思って、丁寧に接してあげてください。
女子とはそういう扱いに弱いんです。３０代ともなれば、仕事で頼られて迷惑な気分になるひとはいません。

それと、残業しないで帰ることは良いことです。
残業＝仕事をしている の図式は２０世紀で終わりました。彼女は定時間内に自分の仕事を終わらせているのだから、その点は評価するべきです。その仕事がムダが多いとしても…。世の中定時以降になぜか仕事を始めるひともいるのだから、そういう無駄社員に比べたら３０倍は良いですよ、褒めるべきです。

Answer 2

宅急便てまさか600円も700円もするやつじゃないですよね？
メール便100円のやつですよね？

そういう地味な作業をしていて、成果がはっきりと数値などに表れない職種では、モチベーションを上げるのは難しいことです。
自分のしている作業の重要性とか必要性を、自分自身が認めて褒めてあげないと、他に誰も褒めてくれないのでしょう。
まずは「○○をしてくれて助かった」「×時までに仕上げといて。・・・（できてたら）ありがとう！」と褒める、感謝する気持ちを持ちましょう。
また、無駄と考えておられるそれらの作業について、経費の管理もさせてみてはどうでしょうか？
些細な書類も宅急便で送るならば、エクセルか何かで日付、内容、かかった費用などをまとめさせて、自分がどれだけ金を使っているのか認識させましょう。
もちろん経理担当は他の人の仕事でしょうが、会社としての管理とは別に、本人に自覚を促す意味では良いのではないかと思います。
「営業にどれくらい経費がかかってるか知りたいんだ」とかなんとか言ってやらせてみてください。
一月単位くらいでまとまったら見せてもらい、具体的に指摘して「これは急ぎじゃないから次から郵便（80円）でいいよ」とか「これは○○にFAX一枚流せば済むから送らなくていいよ」とか一個一個の処理方法を頭ごなしじゃなく、こうしようと言ってみましょう。
次の月に経費が減っていたら、褒めることを忘れずに。

Answer 3

私は会社を経営しています。
１つだけあなたに言わせてもらいます。法人営業をされてるとありますが、営業とは自分お一人でされてると思われてますか？

通常の事務員の方々の手助けがあり成り立ってると思います。事務員なら細かい仕事をして当たり前だと思います。

私は事務員さんがやってることは無駄ではないと思います。理由は見えないとこで営業に貢献してると思います。やらなくてもいいことをやるから、得意先や下請けさん(子会社)にとっても「こんなことまでしてくれ良い会社」とか「しっかりした会社」だと思われてるはずです。

今どきあまりないですが、ないからこそ他の会社の人たちから感謝され、会社の営業マンの仕事をやりやすくさせてるのでは？無理も聞いてきれるはずです。

あなたのように営業の視点で一人で何でもしてるだとか事務のくせにだというような文面に見受けられますが、勘違いされてませんか？

また一営業マンが会社のことで口をはさむくらいなら、少しでも営業にいくべきです。早く帰るって補助だから早く帰るし営業より安い給料でしょうし、あなたのひがみでは？どこの会社でも同じだし気に入らなければあなたも事務をすれば？

無駄か無駄ではないか決めるのはあなたではなく会社です。また、できないとありますが、人を見下すのもよくないし、あなたはよほど仕事ができる人なんですね…。

表面や数字で物事を見てるのはあなたでは？

私の会社は伝票などは自分で切らせて売り上げについて考えさせてますが、事務員さんがいるということは営業に集中させる為の会社の狙いでは？つまりそれで営業の成績があがらないと営業マンとしての評価がどうなるかわかりますよね…。

Answer 4

無駄な動き...
私にも理解できません。
だって効率的に動いたほうがもっとたくさんの仕事ができるのに...

雇われている以上、お給料をもらってるのですから、お給料分の仕事は最低限するべきですが、自分は何のために会社にいるのかわかってないんですかね？
利益を上げるためですよね？
事務も営業も、男性も女性も、年齢も全く関係ないと思います。
利益を上げるならもちろん無駄な経費も削減するべきです。
その方は自分がお給料をもらえればいいと思ってるのですかね？
私にはあまり理解できませんが...

解決策としては
あなたが話す(何を考えて働いているのか、これからもっと自分がスキルアップするためにはどうすればいいと思うのか、会社のためには自分はどう動けばいいと思ってるのかなどを聞いた上で)

もしそれで自己中心的な考えや、会社のことを考えてないようでしたら、その旨を上司に相談する。
「こう言っているのですが、どのように指導すればいいかアドバイスを頂けないでしょうか。」

参考になりますでしょうか^^;