内定式欠席の連絡について！ 内定書授与式(内定式)を欠席することになり、採用担当の方に電話で欠席の件をお話しました…

Question

内定式欠席の連絡について！

内定書授与式(内定式)を欠席することになり、採用担当の方に電話で欠席の件をお話しました。
そこで欠席の了承を得たので、本来企業へ返信すべき内定誓約書と内定式出欠のアンケートの他に、内定式欠席の件を謝罪する手紙を同封しようかと思っているのですが、企業側にすればそんなものあってもなくても良いのでしょうか？
本来の担当の方が不在だったので、電話でお話したのは初対面の方でした。故にお名前は漢字ではわかりませんが、とても丁寧な対応をしていただいたので、お礼としての意味も込めての手紙です。

そこで、
１、手紙は同封すべきでしょうか？
２、同封すべきなら、例文などを詳しく教えて頂けると助かります！

Answer 1

１、質問者さんはここまでの就活の応募書類送付時に、「添え状」を散々書いてこられたと思いますが、今回も添え状にお詫びを添える形が適当だと思います。

入社を確約し、なおかつ当日の不都合ゆえの内定式欠席で、先方とも合意のうえならあまり神経質に形式を考えても仕方なく、別封筒で添えるお詫びの手紙としては、「企業側（というか、選考担当者）にすればあってもなくても良い」に等しいはずです。

逆に「あってもいい」と思えるのは、添え状に書く数行程度の「お礼」の表現で、お詫びはもうすでになさったわけですから書いても蛇足で、それよりも欠席を快く承諾くださった配慮に対するお礼を述べるのがよろしいかと（２で書きます）

２、添え状にはいつものように、通常の挨拶文と書類送付の事務連絡をまず記します。その後、

「このたびは私どもの勝手な都合で内定式を欠席させていただきますこと、重ねてお詫び申し上げます。

にもかかわりませず欠席の件は快くご承知下さり、安堵とともに入社後のさらなる向上意欲に弾みがつきそうで嬉しく思います。どうか今後とも、不肖の私どもに温かい御指導御鞭撻を賜りますことをよろしくお願い申し上げ、取り急ぎの御詫びと御礼に代えさせていただきます。敬具」

…という具合でいかがでしょうか。