＜＜仕事の進め方について教えてください。もしくはオススメの本、サイトありますか？＞＞

Question

＜＜仕事の進め方について教えてください。もしくはオススメの本、サイトありますか？＞＞自分は、今社会人6年目ですが、転職しているため今の仕事場は4年目です。
仕事は基本的にデスクワークです。個人での業務が多いです。
今、（多分どの会社も同じだと思いますが）人員削減で、おそらく10年前は倍近くの人数でやっていたであろう仕事を、限られた人数で、しかも残業、休日出勤ははほとんどしてはいけない状況にあります。

最近、これまでのデスクワークでの業務もしながら、一部の取引先の外回りの営業も任され（営業部門も人が少ないので）、単純に仕事量が増えたため、以前はうまく回っていたはずの仕事がまわらなくなってきました。

かならず、前日にスケジュールを組んで臨むのですが、実際当日になると、営業関連のイレギュラーな対応に追われたり、上司から突然仕事を振られたりすることが多く、自分が抱えている仕事の全体像がつかめなかったり、要領の悪い手順で仕事をしている気がしています。また、私自身その職場の改善したい点・挑戦したいも色々頭にあるのですが日々の仕事に追われ着手できない状態です。

新しい営業部分の仕事には、やりがいも感じていますし、頑張っていきたいと思っていますので、問題はその方法だと思っています。
世の中には私なんかより数倍たくさんの、そして複雑な仕事を限られた時間でこなしている方々がたくさんいると思います。
何かうまい仕事の進め方、スケジューリングの方法についてアドバイスや、オススメの本、サイト等があれば教えて下さい。

Answer 1

難しい質問ですが、質問者さんの前向きな姿勢にぜひとも答えたいと思ったので力不足ですが回答してみたいと思います。

状況から察するに、質問者さんが今、ぶち当たっている壁は、”今までと同じ仕事のやり方では、もはや通用しなくなってきている”ということだと思います。

それは、質問者さんが経験を重ね、着実に実力をつけている証でもあり、みんなからの期待がこれまでよりも高まってきている証拠でもあります。

なので、これまで少なからず持っていたと思われる、上司に対する「ぶら下がり意識」をまずスパッと断ち切って下さい。この意識があると、仕事に対する主体性が欠け、スケジュールに対しても最後まで責任が持てなくなります。

また、スケジュールについても、与えられた課題のみをスケジューリングするのではもはや不十分です。

その課題を包摂するプロジェクトのスケジュールを把握し、その中のどの位置にある課題なのかを意識することが必要になります。それが、仕事の全体像をつかむということになります。これが出来れば、仕事の優先順位も格段に付けやすくなります。

また、スケジュールについては、「周りの仕事が上手くすすむには」という視点で組むことをお勧めします。こうすることで、周りとの調整がスムーズに行き、仕事に追われるということが少なくなります。

以下に参考となる記事を添付しますのでぜひ読んでみて下さい。

●ｽｹｼﾞｭｰﾙ表は誰のためにある？
http://www.rui.jp/ruinet.html?i=200&c=600&t=6&k=0&m=170729

Answer 2

大したアドバイスは出来ませんし、私の方法なんかで良ければ…と思いましたが、ご意見させて頂きます。

質問文を読んでいて思ったのですが、質問者さんは仕事に優先順位をつけていらっしゃいますか？
新しく頼まれたものを、優先順位が低くても自分の仕事を後回しにしてまで片付けていませんか？

私もよく、自分が手掛けている仕事の他にもドンドン仕事を押し付けられる時が有ります。
そんな時は、仕事を振ってきた人に今手掛けている仕事を説明し、優先順位のどこに組み込めばいいかを確認します。
また、締め切りが迫っているものを手掛けている時に別の用事を申しつけられた時は、先制攻撃的に「今、○日までに仕上げなければならない仕事をしているので、コレが終わった後でも大丈夫ですか？だいたい▽日まで掛かるかも知れませんが…」と申し添えます。
こちらの言い分通りで良いのなら、スケジュールを崩す事は有りませんし、大至急の仕事であれば優先順位１位に持ってくれば以後の仕事の順番を崩す事もないと思います。
また、外回りはできる時間が限られているので、毎日の仕事の内で一定の時間は外回りの営業を優先順位１位にして、それは崩さないように。
なお、電話で出来る営業であれば、お客様には失礼ですが、電話で営業をしながら事務仕事を片付けるようにしてました＾＾；
因みに、営業は営業、事務は事務と分けて考えない方が宜しいかと思います。
質問者さんのところに来た仕事は、営業の仕事だろうが事務の仕事だろうが、『質問者さんに与えられた仕事』なので、分離して考えるよりは一緒に考えて、仕事をこなして行った方が効率はいいと思います。

…でも、多分、そんなに悩む事はないと思うんです。
最近営業の仕事が増えてきたとのことなので、営業の仕事に慣れれば要領よく立ち回る事が出来るようになると思います。
基本的に仕事は“慣れ”ですから。
慣れるまでは、自分が抱えきれない仕事は勇気を持って断って下さい。
抱え込んでしまって、仕事が滞ってしまう方が、頼んできた相手に失礼ですし、困る事にも繋がりますから。
そして、実務は自分が思った通りに進行しないことが殆どなので、急な仕事が入ってスケジュール通りに行かなくなった事にパニックしない事、これが重要だと思います。

因みに…。
私も職場改善とか掃除とかしたいと思っていますが、未だに出来ないでいます＾＾；
もう、これは出来る時にしようと開き直ってます。