会議を短く行うコツは何ですか？うちの会社の月次会議は、初めてそこでレジュメが配られ、それぞれそれを１５分位かけて朗読する…

Question

会議を短く行うコツは何ですか？うちの会社の月次会議は、初めてそこでレジュメが配られ、それぞれそれを１５分位かけて朗読するだけの報告が５人くらいあり、質疑応答を含め３時間ちょっとかかります･･。

Answer 1

資料は各自目を通しておけば、１時間以上短くなるし、事前に検討事項についてアンケートを採るのも会議の方向性が出て早く済む。
資料を作らないと、無能扱いされる風潮もあるのでは？

そう言った風潮も、トップダウンで変えないと、

時間を無駄にする企業に将来性は無いと思います。

Answer 2

会議を運営される方なのでしょうか？

定例会議のようなものなら有る程度仕方ないと思うのですが。

見れば解る物と話さないと理解できない部分があると思いますので、そのあたりを見なおした方がいと思います。
口では問題点と改善案や新規の企画などをかいつまんで説明するとか。。。

Answer 3

会議の目的は「結論」を出すことです。
「話し合う」ことは、上記目的のプロセスでしたかりません。

結論を出すためのルールはあらかじめ決めておかなければなりません。
一般的には「多数決」ですが、「議長採択」にるす場合もあります。

それを踏まえた上で、まず議長を決めます。
次に会議の終了時間を決めます。
終了時間近くまで話し合いや意見の陳述を行い、時間がきたら議長が決められたルールに従って結論を出します。

このとき、問題を「棚上げ」にしたり「先送り」にしてはいけません。
必ず何らかの「結論」を出します。

「結論」を出さない会議は、単なる時間の浪費でしかありません。