今度会社のために、ホールを借りて企業展示会を開く企画をしています。

Question

今度会社のために、ホールを借りて企業展示会を開く企画をしています。この前会社に「企業展示会してみたらどうか？」っと進言しました。
オーケーサインでて
頑張って格安でホール少々大きいところかりて、下請け・企業連携してお互い助け合う計画でいます。

今回の企業展示会は、売り上げ・会社の知名度アップが目的です。
というより初めてやるので、もしかすると失敗する可能性も考えています。
もし企業展示会「即売会」した事ある人がいれば
他に注意すること、展示会でやっといた方がいい事あれば教えて下さい。
宜しくお願いします。

Answer 1

企業協賛で即売会を開くということでしょうか？
企業側からマニュアル、指示などがあるはずなので、それに従い行うのが常です。
会場に関しても普通なら企業側から指定イベントホールを使うように指示があると思いますが…。

おおよそですが
・会場費（前払いが基本、キャパによりますがポートメッセ名古屋の会議室3部屋程度で２０～30万前後）
・設備費（電気代や机、イスなどの備品代）
・控室
・情報誌掲載費用
・広告費用（パンフレット、チラシ、チケットなどの印刷代で10万前後）
・臨時スタッフ費用（交通費、昼食代、バイト代など）
・雑費（郵便代など）
等が最低限かかりますので、一括前払いで全額（おおよそ50万～100万程度）を払える余裕がないとイベント開催は非常に難しいと思います。
企業協賛では企業が一部補助金を出してくれますが、基本的には主催者（この場合はあなたです）が負担するので注意が必要です。

最低限やるべきことは
金銭面をクリアできたら、会場の確保、スタッフ人員確保など事前準備にはいります。
会場の確保～告知～準備～開催となるので会場確保から早くても3か月～半年後くらいの開催が目途になるのでは？と思います。
スタッフは当日の案内係や警備員などですが、事前に数度の打ち合わせとマニュアルの確認などが必要です。
またその間にチラシを作成し業者などに配布して貰う、情報誌にイベント告知を掲載してもらうなどします。

事前準備をしっかりやっておかないと当日のトラブルのもとにもなりますし、最悪でイベント中止になりかねません。
企業協賛だとイベント中止や失敗などで賠償金や違約金を払わなければならない場合もありますし、参加者に対しても保障などをしないといけない場合もありますので、準備はとにかく入念に、ミスのなよいよう行います。

当日は事前の打ち合わせのとおりにやっていけばほぼ問題なくおわります。
主催が時間配分のミスや指示ミスなど采配ミスさえしなければ成功するでしょう。

イベント開催で事問題になるのは、金銭面と準備不足によるスタッフの配置、指示ミスです。
ここをしっかりしていれば当日なんらかの問題がおこってもスムーズに対処でき大事になることはほとんどありません。
ですので、この2点にはとくに注意をはらうことをお勧めします。

Answer 2

展示会なのか即売会なのかハッキリしていないのが疑問ですが・・・
過去の質問を見ると、どうやら名古屋方面の方のようなので、「名古屋」「企業展示会」
で検索してみたところhttp://www.nic-nagoya.or.jp/japanese/kashishisetsu/cost.htm
このようなページが出てきました。
質問者さんの上司は、どこを借りるのかも聞かないで部下に丸投げなんですか？ひどいですね(笑)
公民館などはもっと安いのですが、使用許可が出ないでしょうね。
企業展示会ということは、営利目的と判断されると思うので・・・

Answer 3

それでは、業種、業態、主要品目、特徴、対象顧客層など、

どうなってますか。