真剣に悩んでます。 ４日程前に現場から事務に移ったのですが電話応対がどうしてもうまくいきません。 不甲斐なさに泣けて…

Question

真剣に悩んでます。
４日程前に現場から事務に移ったのですが電話応対がどうしてもうまくいきません。
不甲斐なさに泣けてきます。
１、電話がかかってきただけで恐怖。うまく社名すら言えません。
２、社員の名前を把握しておらず、その方を捜すのに時間がかかる。
３、相手の社名、名前すらメモ取れない時が多々ある。
４、言葉もしどろもどろだし、もたもたしてしまうので相手を怒らせていることが何度かありました。
他多数。

家で練習したいと思います。何か良い練習方法はありますか？ここまでひどいと向いてない職と判断すべきでしょうか？

頑張る気持ちはあるんですが、おれに対しての苦情が殺到したらと考えると．．．。

はじめはこんなもの？

誰か励まして下さいm(__)m

補足

お二人ともベストアンサーですm(__)m
本当に感謝しております！
ベストアンサーですっ！っと上から目線なのが申し訳ないですがeijiroo0703さんのアドバイスは本当に気が楽になりました！
anaehoomalubayさんには共感できるわかりやすい例えで、前に進んで頑張ろうと思いました！

どちらか選べませんので感謝の気持ちで許して下さいm(__)m

ありがとうございました！

Answer 1

4日間で電話を受けた回数は？
ゴルフ未経験なら、その回数と同じ球数だけゴルフ練習場で打ちっ放せば石川遼に勝てますか？
野球未経験なら、その回数と同じ球数だけバッティングセンターで打てばダルビッシュからホームラン打てますか？

もっともっと数をこなして慣れさえすれば、それに比べれば電話応対なんて誰にでも出来ている事柄ですから、大丈夫です。
慣れる速度はこなす数の多さと危機感の大きさの積に比例しますから、きっとすぐに慣れます。
とりあえず、電話が鳴ったら機械的に受話器を取って第一声を発するところまで家で反復練習しておけば、そこそこ心に余裕がうまれるかもしれません。
ご参考まで。

Answer 2

電話応対がうまくなる一番の近道は「場数を踏むこと」に限ります。
なんだってそうでしょう。これまであなたが電話以外で取りかかった「はじめて」のことを思い出してみてください。数か月、数年、数十年・・・今となっては特別意識がないことに気づくでしょう。
なのに４日、しかも慣れない職場での電話応対はあせりばかりでカラ周り状態でしょう。わかりますよ、誰だってそうですから。
さて、本題の回答をさせていただきます。

① 電話の一番の重要ポイントは第一声。明るく丁寧に出れば、あとあとスムーズに話に乗れますし、たったの数秒で顔が見えない相手としては「あ、この感じの子だったら重要なことも話せるな」と信頼すら持ってもらえます。怖がって小さな声で何を言ってるのかわからない場合、相手としては「なんだ？だいじょうぶか」と不信感を抱きます。「はい、○○でございます」と社名はスムーズに出るようお風呂で練習してください。（自分の中でのドレミファソの「ソ」の音で出ると好印象です！）電話が怖いというのは、準備ができていないからです。電話は常に突然です。会社に来たら「電話は鳴るもの」「かかってくるもの」として意識してください。そして、電話に出る前に、必ず右手（利き手）にペン、机上にメモの準備をすると、心が落ち着きます。

② まだ日が浅いから仕方がないことですね。私は自分で在籍メモを作りましたよ。社員の役職名や名前を職場の先輩に聞いて、テーブルの配置と名前を書いたメモをクリアファイルに挟んですぐ取り出せる位置に置きました。顔と名前を覚える近道になれればどうぞご参考になさってください。

➂ 聞き取れない、のではなく聞き出せないのでしょう。聞き取れないならなぜ聞かないのでしょうか？「恐れ入りますがお電話が遠いようなのですが・・・」「恐れ入りすがもう一度お聞かせいただけませんでしょうか？」「失礼ですがお名前の文字をお教えいただけませんでしょうか？」電話は一方的に話すものではありません。言葉のキャッチボールです。もっと聞き上手になりましょう。
＊ただし、「 」内のフレーズを機械的に言うと冷たい印象になり逆効果ですので、心から「お手数ですが・・・」という気持ちを込めて言いましょう。街でよく「申し訳ない」って電話で頭を下げている人を見かけるでしょう？あれは、相手は頭を下げているのが見えないけど、相手には声の語調やトーンで伝わっているもんなんです。

④ しどろもどろになる、つまり自信がなく電話を恐れているからです。自分が恥ずかしいなら我を捨ててください。感じとしては、役者か女優になったつもりででてください。あなたがこれまで電話をかけて、感じのいい応対はどんな方のでしたか？イメージしてください。イメージしたら、それを最初は真似してみてください。近い目標をたてればどんどん良くなりあせりもなくなります。①～➂で申し上げた下準備をして、電話は怖いもの・・・というラインを取っ払ってください。会社には失礼ですが、怒られてもいいんです。そこからがスタートですから。なぜなら、あなたは怒られた原因を知っているし、今こうして改善策を模索しているじゃありませんか。ご自分では気づかれていないようですが、着実に前進している証拠です。

本屋に行けば電話応対の本はたくさんありますから、参考になさるといいですよ。何十回も練習して、機械的ではない自分の言葉にしましょう！そして、外出の場合、席を外している場合、伝言の受けた場合・・・etcご自分でのフレーズを決めておいて、どんどんかかってくる電話に対応できるようにしましょう。
これからはいろんな電話を受けていくでしょうけど、どうぞめげないで頑張ってくださいね。
電話は一日にしてならず・・・心をこめた応対で素敵な電話美人になってください。

Answer 3

その気持ちすごく、よくわかります。うまく電話対応できはじめたら、自信がつくんじゃないでしょうか？
慣れと、自信だと思います。
誰も、最初からなんでも、うまくできる人なんていないですから、みんな質問者様と一緒ですよ。
心配しなくていいと思いますよ。
頑張らなくていいんんですよ、自然体で