営業事務をしております。 届いたファックスをPDFにして営業さんのチャットに投稿。 営業さんが「OK]「NG…

Question

営業事務をしております。

届いたファックスをPDFにして営業さんのチャットに投稿。

営業さんが「OK]「NG」を判断してそれをPDFに書き入れて電子印鑑を押した後、「OKです」とか「NGです」とかいうコメントともにそのPDFを添付してチャットに投稿。

そのPDFを他部署へファックス送信する。

というタスクがあります。

営業さんが外出中であったり多忙の時は、営業さんはチャットで「OK」「NG」をコメントし、こちらでPDFに書き入れて返送します。

ある営業さんが多忙であるなしにかかわらずいつも
自分でPDF書入れをやらず、営業事務にやってもらう人がいました。

私としては
営業さんの仕事を減らすための営業事務ですので、PDF書入れ代行くらいはこちらでやってもいいと思うのです。
もちろん営業さん自身で書き込まれる方が間違いは起こりづらいですが、そんなに複雑なタスクでもなく、その営業さんがまかせたいというのであれば別にいいのではないかと思います。

もともとこのタスクは派遣の私がやっていて。
その後派遣でさらに営業事務の方がいらっしゃったので、その方へお任せしたタスクです。

ところが。その後輩派遣さんが私に耳打ちで「この人だけいつもPDF書入れやらない」とさもショックそうな口調で言ってくるので困惑しました。
私は別にそのくらい営業事務がやるべき仕事としか思わなかったです。
営業さんに楽させるための仕事なのに、わがまますぎませんか？

その方、特に有能なわけでもなくご年配のせいか、理解力も速度もよいとは言えず。
簡単な仕事しかできません。
それとも、あちらの言うことが普通なのでしょうか？

Answer 1

事務やってるとそう言う場面よくありますよね…。
うちの社員さんも、PDFを添付して申請しなきゃいけないのに、いつもExcelのまま添付してきたり。そういう時は私が代わりにPDFにしちゃいます。
提出書類が揃っていない状態で渡されたら、私が印刷して揃えておいたりもしますね。
入社してまだ4ヶ月ですが、自分にできる事はなんでもやります。

社員さんは忙しいし、いつも完璧な人なんていないので、言う程のことでもない限りは全て自分がやってます。
それが普通と思ってます。

Answer 2

派遣として信頼されて契約更新してもらえるのは、質問者さんの方法ですね

それぞれが自己責任なので、私は こうしてきましたが、お任せしましたので ご自由にどうぞと にこやかに伝えれば良いと思います