【職場での悩み】説明が下手

Question

【職場での悩み】説明が下手説明をするのが本当に下手で、上司に説明をしないといけないことがあるとそれだけで気分が重くなります。 先日、色々問題が起きた案件があり、経緯書を作成し上司に提出しました。それを読んだ上司が「これだとよくわからないから時系列で詳しく書いて」というので、日にちを記載して細かく時系列で書いて再提出したら、口頭で説明を求められました。

こういう時、毎回「その経緯書に書いてあることが全てなのに、これ以上なにを説明すればよいのだろう」と感じます。
要点を掻い摘んで伝えても「よくわからない」という表情をされ、かと言って、書いたことをそのまま読んでも話が長くてイライラされる。

説明が下手なこと、下手な説明で相手がイライラしているのがわかるのに、直し方がどうしてもわからず、説明する状況自体に強い嫌悪感と恐怖を持つようになりました。
もう30歳で、成長の通過点と言えるような歳ではなく、問題意識は若い頃からずっと持っているからこそ、それでも直せないことが気が狂いそうなくらい辛いです。

自分では手に負えない、克服できない致命的な欠点を持っている場合、どのようにして社会を渡っていけばよいでしょうか。本当に悩んでいます。

Answer 1

上司は教えることも仕事なので質問するといいです。

魚を釣る方法をわかりやすく説明してください。
って
わからない。だけでは治らないので、どうしてわからないのか聞いてみましょう。

ちなみに、怒られそうで嫌なら、ChatGPTにフィードバックもらってください。
経緯書を貼り付けて、要約してくださいとお願いしてみてください。

Answer 2

私なら「書いてあるとおりです。これ以上説明のしようがありません！」と言います。人間は一人ひとり顔が違うように得意技（わざ）もそれぞれなので人と比べることはありません。
文章はダラダラと書かず、何を言いたいのか、言いたいことは落とさず漏れがないか、を考えながらポイントを簡潔にまとめます。

Answer 3

うーん。

大前提として相手に理解してもらおうという気はあるのかな？

>その経緯書に書いてあることが全てなのに、これ以上なにを説明すればよいのだろう

うん。だから、書いてることが分からないってことですよね？

相手は手を変え品を変え、必死に貴方の書類を理解しようとしてるんですから、貴方も手を変え品を変え、必死に理解してもらえるように努力すればよいのです。

Answer 4

＞これだとよくわからないから
の意は、「書いてある内容どうしの因果関係や相関関係について説明して」だと思いますよ。事例だけが羅列的に書かれていても項目の重要度の判断などがしづらいですよね。
まずは相手が何を求めているのかを考えてから、その目的に沿って説明を行うように習慣づけるべきなのではと思います。

書類に書かれている事が全てなんてことができたことは自分の会社人生で一度もありません（笑）
すべて書くつもりなら１日で本になるくらい書かないとならないはずです。
上司に提出する書類なんて仕事の目的や要約と決定に至る経緯と成果項目しか書いてない感じが普通です。