営業事務兼総務を務めて5年の20代後半の女性です。 最近受付業務とお茶出しについてモヤモヤすることがあったので是非皆様…

Question

営業事務兼総務を務めて5年の20代後半の女性です。
最近受付業務とお茶出しについてモヤモヤすることがあったので是非皆様のご意見をお伺いしたいです。常駐人数は約40人、事務職は営業部に営業事務兼総務の私と管理部として経理・人事2名います。
お茶出し含めた来客対応は一日に1~4回程、ない日もあります。
今までの受付業務とお茶出しは主に私が対応し、私が不在の場合や手が離せないときは出勤している人が代わりに対応しています（主に経理の女性がとってくれます）。

先日私が2日間在宅した際に社長経由で「在宅するのなら管理部へ在宅するから来客対応をお願いする連絡をして欲しい」と言われました。
そこまで大きい会社ではないのだからいる人で対応できる人がやればいいと私は思っているので、別途管理部にお願いの連絡をするのが納得できずモヤモヤしています。

ここからは完全な私情なのですが、人事の人は自分宛の電話が多くかかってくるにもかかわらず全く電話を取らず、自分のデスク付近にある共用の電話（その人が席を立たずに取れる電話はそこしかない）の前に自分のモニターを置き電話の存在をないものとしています。
自分宛の電話が全体の三分の二を占めているのに電話を取る気がかけらもないことが腹立たしいです。
正直、そんな人がいるのになぜ私がわざわざ対応をお願いする連絡をしなくてはいけないのか納得できません。
この場私からお願いの連絡をしなければならないと思いますか？

Answer 1

職場での役割分担とコミュニケーションに関するご相談、ありがとうございます。ご説明いただいた状況から、組織内での役割と責任の明確化、またはコミュニケーションの方法に改善の余地があるように感じます。以下、いくつかの視点からアドバイスをさせていただきます。

### 役割の明確化

1. **役割分担の確認**: まずは現在の役割分担が明文化されているか、または共有されているかを確認することが重要です。社内の小さなミスマッチや認識の違いが、やがて大きなストレスや非効率につながることがあります。役割分担が明確でない場合は、それを明確にするための話し合いを提案することが有効です。

2. **期待の調整**: 上司や関係者とのミーティングを通じて、どのような場合に誰が来客対応を行うかのガイドラインを設定し、共有することが役立ちます。これにより、あなたが在宅勤務の際にもスムーズに業務が運営できるようになります。

### コミュニケーションの向上

1. **透明性の確保**: 在宅勤務の日に限らず、常に「誰が何を担当するか」を明確にするための透明なコミュニケーションを心がけることが大切です。これには、電子メール、チーム会議、または内部の掲示板システムなどを活用することが含まれます。

2. **フィードバックの活用**: あなたが感じている不公平感やフラストレーションを建設的な方法で伝えることも重要です。正式なフィードバックの場を設けるか、個別に信頼できる上司やHRに相談を持ちかけることが有効です。

### 状況への対処

- **お願いの連絡**: 社内の無言の了解や暗黙のルールに頼るのではなく、形式的な連絡を行うことが、後々の誤解を防ぐためには有効です。在宅勤務の際には管理部に事前に連絡をすることで、互いの期待を調整し、スムーズな業務運営に寄与します。

結局のところ、職場での平和と効率は良好なコミュニケーションと明確な期待管理から生まれます。現状を改善するためには、これらの要素に焦点を当てて取り組むことが推奨されます。

Answer 2

私も営業事務として似たような事があるので、腑に落ちない気持ちも分からなくはないです。うちは営業以外の大代表も私が取るので、総務宛にかかってくる電話も結構受けます。正直総務宛の電話は総務にかけるよう言って欲しいと思わなくもないです。
ただ来客対応に関しては、総務がどうとか以前にお客さんに粗相がないようにすることの方が大事なので、事前の連絡は必ずしています。言う労力よりも、言わないでおいてちゃんと対応してくれない方が嫌なので。

Answer 3

間接部門あるあるですね。

私の職場にもそういう謎ルールがあります。
あなたと同じく、特定の人が電話取りやお茶出しをしています。
私はその子と仲が良いので、やはり同じような悩みを相談されたことがあります。

私が出した答えは、その子は受付でもなければ接客担当でもないのに、積極的に対応してくれている。とS評価を付けることでした。
会社にもよりますが、人事評価でSが付く間接部門の社員は珍しく上司に説明を求められたこともありましたが、利益で優劣をつけられない部門の人でも行動しだいで評価に繋がることを周囲にも知ってほしいという意味での評価でした。

強制はしないが、やったことは評価する。
本人も、評価のためにやった訳ではないと普段と変わらない対応をしてくれてます。

来年あたりには、電話が鳴っても知らんぷりしているお局と同じ肩書を持つでしょう。

Answer 4

ある意味難しい問題です。今は昔と違い男女の役割分担は性別に特化すべき内容以外では同等が当たり前となっています。
しかし会社においては長い歴史的慣行が慣習法化されているケースも多く
それで流れが出来ているケースも多く、それが特別個人的な人間に労働過剰を浴びせる様であれば問題ですが、そうではない限りこの慣行を変えるのは難しい場合もあります。勿論今後は社会体制の変化とともに年代も変わってくるわけですから、その辺りの改革はさほど遠い話ではないようにも思います。
今回はあなた1人の意見からの判断ですので、その1つの内容があなたの言うように、著しく片寄った過剰があるなら、それは上司と話をし改善を依頼するしか解決しません。労組があるような規模なら労使の窓口で改善を測れる可能性が高い内容とも言えますが。今回はここで答えるのはあくまでも参考意見の範囲にしかなりません。自分が意見として言わない限り解決はしないように思います。