従業員の横領、架空の請求を疑っています。 主人が経営している会社の事務員さんが退職することになり、妻である私がこの…

Question

従業員の横領、架空の請求を疑っています。

主人が経営している会社の事務員さんが退職することになり、妻である私がこの度、5月から役員で事務員として働くことになりました。会社としてはまだまだ小さい会社で、役員数名と現場従業員の1人なのですが、その現場従業員の経費利用が多く、不正を疑っています。

内容としては

①給油立替レシート→給油の回数が多い・給油詳細(給油リッター数等)の記載がないレシートを提出してくる・給油の時間が明らかに勤務時間外

②現場で使うダンプが、明らかに必要数以上でリースされている

ちなみに、そのリースしたダンプをぶつけたらしく、修理の請求書が来て初めて発覚する
(以前から社有車も事故や破損が多く、注意している)

ダンプに関しては、1台のリースで十分なのですが、4月の1ヶ月で3台も借りてます。(これに関して会社に何も相談なく、勝手にリース会社に自分で連絡して会社に許可なく借りてます)

結果、この従業員だけで黒字の筈の会社が毎月赤字になってます。私はまだ詳しいことはわからないのですが、取引業者(下請けさん？)にも不正の請求をしてるかもしれないと主人が言っています。

主人はこの従業員に対して以前から、口頭で注意や赤字が続いていること等を伝えているみたいなのですが、変わってくれないとのことです。

私が入社した後に提出されたレシートも、おかしい点(リッター数等の詳細がない・業務時間外に給油している)があったので、本人に確認したところ、「自分のではない」と返答がありました。
→これに関しては、LINEでやり取りしており、追加のレシートがあるので精算してほしいとレシートの画像付きで依頼があり、そのレシートを確認したので、自分のではないわけがないのです。

主人曰く、この従業員は嘘も平気でつくとのことなので、恐らく(ほぼ100%)自分のではない、の返答も嘘だと思います。

長くなりましたが、今後の経費不正防止対策として、誓約書や就業規則等、書面で会社のルールを提示して署名してもらおうと思ってます。(今まで誓約書がなかっことに絶望です…)

その他、従業員が経費を不正利用しないよう、意識を変えさせる方法はありますか？
リース等は私から必要台数をリース会社に発注のやりとりをして、不正を防止しようと思ってます。

また、この従業員が今まで出した赤字が500万以上あると主人から聞いてます。
今回のダンプ3台の件も、本人に何故3台借りたか聞いても嘘で返されると思うので、なんとかして何故そんなに借りないといけなかったのか調べたいです。
そしてこの3台のダンプですが、憶測なのですが、別の会社に、弊社でリースしたダンプを貸し出して自分のポケットマネーにしてるのでは？と考えてます。(弊社の経費でリースをして、それを別業者にお金を貰ってリースしてる…？)
それが1番辻褄があるので…

これ、もし証拠があれば訴えることはできますか？

大変長くなりましたが、質問の意図として

①経費不正防止として、誓約書以外に何かできることはあるか

②証拠を集めたいが、何かいい方法はあるか

③社員の意識を変える方法

④何回注意しても社有車を事故や破損するので、今後このようなことがあった際は弁償してもらえるか

⑤もし経費不正利用が確定した時は、どのような手順で訴えていけばいいのか

以上、よろしくお願いいたします。

Answer 1

経費の精算書を使用していないのであれば、領収書に内容記載するのは
経理処理する側の立場から必要なものです。
税務調査が入ったときにも内容が不記載であれば疑われますよ。
それを前面に打ち出して、内容未記載のものは一切受け付けない
との「決まり」をすれば良いことですね。
それが改善されない場合には、就業規則による懲戒処分もありですね。
税務調査では役員でも従業員でも不審な金の動きがあれば、
金融機関に対して個人口座の取引状態も強制的に独自に調査できます。

その方がいなければ会社が廻らないのですか？
今の状態を放置していた会社側の責任もありますね。
建前論で言えば、監査役は機能していないのでしょうね。

どうか役員会を開催して「決まり」を決議して実行して下さい。
お書きの内容が個人使用・業務上横領ならば訴えも起こせます。

ご検討下さい。

Answer 2

税理士さんを入れた方が良いと思います。
平取りでも急に入って来た人はなめられるのではないでしょうか。
今までの担当が居なくなったので、この際収支報告書の見直しをする、ということで専任の人に任せられた方が質問者さんも余計な気を遣わないで済むと思います。
不正が明らかになった際には刑事告発するか示談にするかは専門の方がいた方が相談しやすいと思います。