有給取得について 私の職場は、ルーチン業務で人対人という1対1の対応をしているという業務形態です。

Question

有給取得について

私の職場は、ルーチン業務で人対人という1対1の対応をしているという業務形態です。通常、最低12.5（0.5というのは、半日の表現です）人いないといけませんが、コロナ、インフルなどの感染症の増加、元々の休みの人に加え、体調不良や家族との都合など、やむを得ない突発休で12人を割ると、他の職員がその分を負担するという体制です。総勢で18人います。

ルーチン以外に発生する雑務も当然あるので、1対1対応の業務以外の人員も数名います。
こういったことから、便宜上有給の取得は1日3名までとしています。

休みの取得時はあらかじめ紙のカレンダーに名前を書き込む形をとっています。
予定が定まらない時は、名前の後に「？」をつけるとしています。

どうしても休みが集中してしまう時もあり、そこは希望者同士話し合い譲り合いで決めており、折り合いつかない時は上司に相談（最後に希望した人）がする事になっています（これは決まってはいない）。不測の事態はしょうがないとし、出勤している人で「お互い様」感覚で頑張ります。

問題は、いくつかあり、
1.「？」をたくさん入れる人がいる
2.休みの取り消しを直前に行い、ずっと休みをとりたかった人が（交渉済み）無理に予定をずらしたのに！となること。
3.取り消し忘れて出勤するということがあること

競合していない時は問題ありませんが、競合している時は、とりたくても人数オーバーで取れなかったとなります。

そこで休みの取り方や、取り消し方のルール案を主任たちが決めたのですが、問題がないかの質問です。

取り消し方のところで、
予定がわかったら1週間前には取り消す。
直前になってしまったら朝ミーティング時に言う。
取り消し忘れたら有給取得として勤務せずに帰る。

などとありました。
特に3番目はまずい気がするのですが、どうでしょうか？

例えば紙カレンダーではなくGoogleカレンダーの様なもので共有する案も過去にありましたが、それを反対する人が2人ほどおり（スマホを使いたくないなどの理由）実現しておりません。

色々なケースがあるとは思いますが、わかる範囲で返答いただけますと幸いです。

Answer 1

有給休暇は、取得の拒否は原則出来ませんが、取得取消の拒否は可能です。
なので、3番目も問題ないです。

Answer 2

有給取得や取り消しについてのルール案について、以下の観点から考えてみます。

1.「？」をたくさん入れる人がいる
→「？」の使用は一定期間や回数に制限を設けると良いかもしれません。例えば、1ヶ月に3回まで、「？」を使用できるといったルールを設けると、無計画な有給取得を防げます。

2.休みの取り消しを直前に行うこと
→取り消しは1週間前までとするルールは適切だと思います。ただし、緊急の事態に対応するための例外規定も設けると良いでしょう。

3.取り消し忘れて出勤するということ
→取り消し忘れた場合に有給取得として勤務せずに帰るルールは、他の職員への負担が増える可能性があるため、改善の余地があると思います。例えば、取り消し忘れた場合は、その日の勤務を終えてから有給を取得するなどのルールを設けると良いかもしれません。

また、紙カレンダーではなくデジタルのカレンダーを使用することで、情報の共有や管理が容易になります。スマホを使いたくない人に対しては、PCからもアクセスできることを説明すると良いでしょう。

※この回答は生成AIで作成したものであり、最新の情報や完全な正確性等を保証するものではありません。