ISO9001の品質記録の保管に付いて教えて下さい。

Question

ISO9001の品質記録の保管に付いて教えて下さい。現在弊社内での品質記録は、決められた保管期限内はそれぞれﾌｧｲﾙを使用し管理しています。(きちんと記録名・管理部署・保管期間・品質記録等の表示もし、日付順等にﾌｧｲﾘﾝｸﾞしています)
そして、保管期間が過ぎた際には、そのﾌｧｲﾙから品質記録(紙)を外して廃棄後に、再度そのﾌｧｲﾙを継続運用しています。

今更聞くのも恥ずかしい話なのですが、品質記録を保管する際はﾌｧｲﾙを使用しないと不適合となってしまうのでしょうか？
ﾀﾞﾝﾎﾞｰﾙ等の保管ではﾀﾞﾒなのでしょうか？
また、ﾌｧｲﾘﾝｸﾞする際は作業者や設備毎に日付順で並べていますが、1週間単位等でまとめての保管(ﾎﾁｷｽやﾋﾞﾆｰﾙ袋に入れる等)ではﾀﾞﾒでしょうか？

日付順になっていれば、探す時に直ぐに見つかるかと思いますが、1週間単位の保管でも、対象の日付が分かれば、1日単位の中から探すのか、または1週間単位でまとめられた記録内から探すのかの手間の違いかと考えています。

というのも、ﾌｧｲﾘﾝｸﾞする際の手間に結構な時間が掛かってしまっているのが現状で、また保管した品質記録を改めて探して運用することもほとんど無い為に、現状のﾌｧｲﾙ保管では無く、ﾀﾞﾝﾎﾞｰﾙに入れた保管の方が経済的かと考えました。
ちなみに、全品質記録では無く、1部の品質記録が保管の枚数が多く、また保管後の使用がほとんど無いので、品質記録のﾀﾞﾝﾎﾞｰﾙ保管でも問題無い場合には、その品質記録の保管方法を変更したいと考えています。

ISO9001の品質記録の管理方法に詳しい方がいらっしゃいましたら、お手数でも回答頂けると非常に助かります。

以上、宜しくお願い致します。

Answer 1

ISO 9001において、品質記録の保管方法に特定の形式が義務づけられているわけではありません。規格は一般的な原則を提供し、各組織がそのコンテキストに合わせて適切な方法を選択できるようになっています。以下は、品質記録の保管に関する一般的な原則と考慮事項です。

品質記録の形式:
ISO 9001では、品質記録をどの形式で保管するかに厳格な要件はありません。紙ベース、デジタルフォーマット、またはその他の形式で保管できます。重要なのは、品質記録が適切に識別され、維持され、適切な期間保管されることです。

保管期間:
品質記録の保管期間は、組織や産業によって異なります。適切な法的要件や契約条件に基づき、品質記録の保管期間を確認してください。必要な期間だけ記録を保管し、期間が経過したら適切な方法で廃棄できます。

探索の容易さ:
品質記録が必要な場合、それを迅速に見つけることが重要です。探索が容易であることが要件となります。日付順やプロジェクト別に整理されていれば、効率的な検索が可能ですが、週単位でまとめる場合でも適切に標識や情報を管理しておけば問題ありません。

ダンボール保管:
品質記録をダンボールなどの箱にまとめて保管することも合理的な方法です。ただし、品質記録が失われないように十分な保護が必要です。品質記録が損傷しやすい状況にある場合は、適切な保護措置を講じることが重要です。

経済的な観点:
経済的な観点から、保管方法にはコストとのバランスが求められます。ダンボール保管が経済的でかつ品質を確保できる場合、それが適切な方法となります。

最終的に、品質記録の保管方法は組織の運用状況、業界慣行、法的要件などに基づいて柔軟に選択できます。適切な文書化と管理プロセスが確立され、法的要件を満たし、品質を確保できるならば、ISO 9001の規格に適合する形で保管できるでしょう。