病院勤務の事務です。 院内のある会議の事務局をしているのですが、その会議のメンバーである医師から「会議の前に呼び出…

Question

病院勤務の事務です。

院内のある会議の事務局をしているのですが、その会議のメンバーである医師から「会議の前に呼び出しの電話をしないでくれ」という旨のメールが送られてきました。(実際はもっと冷たい印象の内容でした)

その会議の2週間程前に、院内のシステムで委員会のメンバー全員に会議の日時をお知らせします。
そしてそのお知らせはグループラインのようになっているので、そのお知らせに出欠の返事をしてもらうようにしています。
誰がメッセージを確認したかも分かるシステムです。

件の医師はメッセージを確認はしてくれるものの、出欠の返事はくれません。
私は、会議前に出席か欠席か分からないメンバーに電話で連絡をしているのですが、私が間違っていたのでしょうか？
他に出欠の分からない医師に電話してもそんなこと言われたことはありませんし、メールをしてきた医師も電話では普通に「分かりました、行きます」と答えてくださっていたのですが、既に地雷を踏んでいたとは…

割と穏やかな先生だっただけに、怒りの滲んだようなメールにショックを受けてしまいました。
もちろん医師が忙しいことは理解していますので、返信すらする時間も無いのかな…と自分に言い聞かせているのですが、割とショックが大きいです。

その医師には、会議前に連絡を入れてしまったことを謝罪し、今後はお知らせのみをするという旨のメールを返したのですが、腑に落ちない部分もあります。

病院勤務の事務方の皆さん、医師に理不尽なことを言われることも多いと思うのですが、どのように対処していますか？

良ければ参考にさせてください。

Answer 1

事務局は粛々と処理するだけの役割だと思います。
従って、質問者さんが仰る事前の連絡は会議の議長や幹部が取り決めたルールなのでしょうか？

あくまでもルールに従って対応するのが事務局ですので、参加メンバーからのこのようなメール内容は議長など運営陣へ報告し指示を仰ぎます。

会議は重要なのかも知れませんが、医師の診療に影響あるとするならルールを改正する必要もあるのかも知れません。

個人で決めるものではなく、事務局は会議でのあり方を決める人の指示が必要だと思います。