電話対応について 仕事で電話対応することが苦手です。 相手の言葉が少しでも聞き取れないと頭が真っ白になり手がふる…

Question

電話対応について
仕事で電話対応することが苦手です。

相手の言葉が少しでも聞き取れないと頭が真っ白になり手がふるえてきます。何度も聞き返すのも失礼ですし、言葉遣いも気をつけなければいけませんし、社内での取次が上手くできるかも不安です。
また、営業電話をへたに取り次いでしまうと取り次いだ人に迷惑になってしまうので、そこの判断も必要です。

いつも電話を受けるパートの人があと2人ほどいますが、その方たちがいないときは、私が席を立ったり他の人と仕事の話をしたりしているときでも私が電話をとらなければいけません。
今日も、急いで席に戻って書類をよけて社内の人からの電話を取ったら、「最初に雑音がして慌ててとったみたいに聞こえると、相手に失礼と思われることがあるから気をつけて」というようなことを言われました。

このように注意されたり、うまく取り継げなかったり、自分の仕事でいっぱいいっぱいのときなどは、特につらいと感じます。

・相手の言葉を復唱する
・メモを取る
・ゆっくり落ち着いて話すよう心がける(youtubeで検索して電話対応のお手本の話し方をできるだけ真似するようにしています)
・取引先からの電話がきた時に必ず確認すること、営業電話がきたときのテンプレートの返事など、パターン別の対応を考えておく
といったことは特に実践するようにしています。

他にアドバイスなどあれば、教えていただけないでしょうか。

Answer 1

間違えるくらいなら何度も聞き返すほうがいいです
大事な電話を切ってしまい迷惑をかけるくらいだったら、営業電話を取り次いだ方がまだましです

できるだけ落ち着いて、まず名前と所属を必ず聞いて、必要なら連絡先を聞いておけば多少のことがあっても何とかなります、いざとなればこちらからかけ直せばいいことですから
実際に電話で話すことによって少しずつ慣れるしかないので、多少のミスは気にせず積極的に取ったほうがいいです

Answer 2

大変ですよね。
お疲れ様です。

私も電話対応してます。
受話音量は最大にしてて、分からないと聞き返しますよ。
取次がしっかりしないと、仕事になりませんから。

慣れです。