比較的大きめの組織で働く社会人です。 ある程度大きな組織ではどこもこういうものなのでしょうか？

Question

比較的大きめの組織で働く社会人です。

ある程度大きな組織ではどこもこういうものなのでしょうか？例えば何か他の部署や外部の組織から調査回答の依頼がしょっちゅう来るのですが、
それを部の庶務担当がまず受け取り、それを各課の庶務担当にまき、それがその後係レベルにおりてきます（何段階…という感じですがそれは大きい組織では仕方ないことかと思います）。
その時点で調査依頼が来ていることは係内の全員がシステムで確認できますが、それを係の庶務担当（自分です）がエクセルで一覧化（これも係全員見られます）し、進捗管理や回答内容等を管理しやすいようにしてます。

その上で、部署（10人未満の組織です）内のチャットで、「こういう調査が来てますので該当があったら○○日までに回答してください」「○○という業務に該当があるので担当の○○さんは回答してください」というように依頼をかけ、
最終的には私が各々の回答を確認したうえで、それを係長の決裁を取り、保管していました。

正直これ以外にも業務が山ほどあり、本当にしょっちゅう来るので、こんなことばかりに時間を割くのではなく、最低限やることはやり、省けるところは省き、効率的に、皆の時間をなるべくかけずに済むようなやり方を、と考えて進めてました。
チャットやエクセルですと文字にも残りますので、休みや出張で不在の人がいても見返せますし、情報共有しやすいと思うのです。

ですが最近、上から、
「あなたの勉強にもなるから、まずどの担当者の業務が該当しているかを確認して、直接担当者に依頼を声かけするように」
「チャットだと新しい投稿がある度に埋もれるので後でやろうと思っていても忘れるという意見がある」
「回答内容は、まずすべて一旦係内でまとめてから、それをあなたが正規の提出先に提出や入力をするように」
「決裁は係長だけでなく○○さんと○○さんも必ず通して」というように
色々注文をつけられ、仕事を増やされています。

もちろんモノや内容によっては、私がとりまとめて回答するようにはしていますが、
全てが全てそこまでやる必要があるのか？細かすぎないか？と思います。
そもそも係にきている依頼なので、全員が各々確認すべきものなのに、そこまで手取り足取りしなければならない意味がわかりません。
というか、何もやっていないわけでもないのに、そこまで求めるなら他の仕事の量を考えてくれって話です。

上の人は昔からそうやってきたかもしれませんが、便利な情報ツールもありますし、やり方を変えようとして何がだめなのかと思います。

これに限らずですが、そこまで必要ある？無駄に作業を増やしてませんか？というようなことが多いです。
外部のお客様に多大な影響をもたらすとか、法律で厳格に決まっているとか、そういうものでもないのに、やたらと細かすぎます。
新人時代であれば組織ってそういうものなのか…と受け入れてたかもしれませんが、
×年目ともなると、これ、おかしくないか？非効率じゃなか？という考えが芽生えてきて、モヤモヤしています。

私は仕事をやる上で細かいところまで気がつくタイプと自負していますが、ことを面倒にするようなことはしたくありません。
自分の言い分も上に伝えましたが、とりあえずそういう意見があるからそうやってみて、としか言われず。

どこの組織もそんなものですか？
それとも我が社がおかしいですか？
やはり、それが仕事だと割り切れない自分が悪いのでしょうか？

Answer 1

「明らかに現状より良いやり方を見せる」
というのが効率の良い提案方法と思います。
チャットで埋もれるというのはよくあるチャットのデメリットですし目的に合わせて色々な方法が必要なのは確かです。
そのうえで、自分がこうすべきと思うやり方を会社で受け入れてもらうには、この方が良いと思ってもらうしかありません。
あなたの手間を減らしても周囲の手間が減らなければ誰も興味は持ちません。
周囲に影響出ない自分自身の手間を減らす方法は勝手に自分で実行可能です。
周囲が絡む物については周囲に気に入ってもらえる方法を用意しないと受け入れられません。

それが仕事だと割り切って面倒な事をずっと続ける事が良いとは思いません。面倒な事をずっとやり続けるとそれに手間をかけている分、他の仕事をする時間は減ります。文句言わず既存の方法をすべて受け入れるタイプは面倒くさい事をいつまでもやり続けます。

ただし面倒くさい方法を改善するには上記のように、自分が良いと思うだけでは実行できない事も多いです。会社組織って難しいですね。
でも、誰でも面倒くさい事は嫌いですので、他人に対して面倒臭さが減る方法を提案すれば受け入れられるのは容易です。
簡単な話、自分の手間を省くために必要なのは「他人の手間が減る方法のプレゼン」です。
自分の手間が10で周囲関連する人が10人それぞれ5あるとして、自分の手間が2になるけど周囲の5はそのまま、だと効率化大きいのですが誰も賛同しません。理由は簡単でメリットがない事に対して変化を嫌う体質があるためです。
周囲の5が4や3になる提案でありなおかつその変化を理解してもらえる提案をすれば受け入れられます。

組織ってクッソ面倒くさいなと思うでしょうけど、これもコツありますよ。そういうの慣れておくと転職とかしてもうまくやっていける汎用スキルになりますので、組織でうまくやっていく方法として頭使って動く方法考えてみるのもよいですよ。