事務の仕事でミスを減らしたい。 どんなことを心がければ良いですか。

Question

事務の仕事でミスを減らしたい。
どんなことを心がければ良いですか。初めて事務の仕事をしています。
40の派遣社員です。
長くやっていた仕事はインドに移管されていまい、事務をやっていますが仕事が雑すぎると言われて次の契約を渋られました。
かつての業務はミスしても結果がきちんとできていればそれで良かったので、コツを掴んで途中で軌道修正してました。

やっている仕事自体はかなり特殊です。
なかなか説明はできません…

私がやっている仕事は正社員にやらせるようなものではありません。
うちの職場は離職率が高く、派遣は2年で辞めてるそうです。
しかもなかなか次が見つからないので、私は「とりあえず置いておく」存在のはずです。

Answer 1

事務のミスなんて確認すれば防げることしかないと思いますけど。

Answer 2

常にダブルチェック。
仕事のスピードを上げつつ、スピードアップして得た時間をチェックに回す。
自分の業務が正しく完了しているかを常に疑ってください。

また、業務のサイクルにもよると思いますが、私自身は１日の始めに昨日行った業務のことを思い出すようにしています。
そして、思い出す過程で「あれ？あの作業はあれで大丈夫だったっけ？」と思ったり、詳細を思い出せなかった部分は再確認するようにしています。
ミスをしても、ミスのリカバーを自分ですることができて、その状況を上司にもちゃんと説明できれば、「ミスすることはあっても状況把握や対応がちゃんとできる」という信頼に繋がります。

・・・ということで、あなたの質問への回答は以上になりますが、そもそも派遣契約で「長くやっていた仕事はインドに移管されていまい、事務をやっています」という時点で、その契約はいずれにせよ近いうちに切られると覚悟する方がいいです。
派遣社員というポジションは、やって欲しい業務ありきで雇用されるものです。ですので、業務内容が変わってしまった時点で契約が終了してもおかしくないのです。

ちょうど今の時期は事務派遣の新規募集案件が増えていますし、今の派遣先でしぶしぶ更新されつつミスを気にし続けるよりも、新しい仕事を探す方がお互いのために良いのではないかと思います。

Answer 3

正社員にやらせるようなことではない、
というとルーチンワークでしょうか？
成果を出せばよいという仕事と
こつこつ事務はアプローチが違うように感じます。

・手順書を作り、必ずその通りにやる
（慣れてきても読み飛ばしたりせず、愚直に一項目、一項目対応する）
・チェックリストを作り、完了後に必ずチェックする

などはいかがでしょうか？

マニュアルやチェックリストにも漏れが出そうなので
誰かにチェックしてもらえたらベストですが、
無理なら作業しながらマニュアルを作り、
成果物に漏れがあったと注意されたら直すと同時に
マニュアルのその部分も直すとしてみるとか。

こうして整理してみることで
いつもなんとなくでやっていた作業も
どういうところを見落としがちなのか
気付くきっかけになるかもしれません。

Answer 4

前の仕事は、長期スパンで考え、最終的に大きな結果を出せばよかったのですね。
でも今の仕事はその「結果」は日々、その都度評価されてます。小さな気遣い、都度の確実な達成こそ大事なのだと、切り替えてください。

でも、コツの掴み方は大して変わらないと思います。普段の仕事の仕方を軌道修正しましょう。

角は揃える。
丁寧に扱う。
指差し確認で間違いなく確実に、丁寧に。

今の職場を離れることになっても、重宝するスキルだと思います。