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仕事を多く回してくる上司に セーブしてもらうにはどうしたらいいですか？ 長文になります。 私は4月から派遣…
仕事を多く回してくる上司に セーブしてもらうにはどうしたらいいですか？ 長文になります。 私は4月から派遣で営業事務の仕事をはじめました。 派遣も事務職も業種もはじめてです。未経験であることは伝えた上での採用でした。 3ヶ月半ほどですが仕事の割り振りが多いです。 1件見積が終わる頃には、新たに2件の見積の指示がきていたりします。 納期や優先度を聞いても、なるべく早く くらいの感じです。 見積中にも、 先にこれの印刷・押印・スキャン・メール送信やってとか クラウドからファイルダウンロードしといてとか カットインされることが多いです。 机の上は元々してた見積の資料と、 カットインしてきて修正した見積の書類が占領しています。 私としては各資料はクリップで留めたまま、必要なページを開くことで 紙が散らばるのを最小限にしたいのですが 上司からは「クリップ留めたままだと、紙の端がカールして裏紙再利用できない」 と言われクリップを外されます。 結果1つの見積でもページがバラバラにならないよう気を付けないといけないのに カットインされると、より紙が混ざらないよう気を遣わなければなりません。 パソコン上も散らかります。 いろんな案件のPDF開くし 同じクライアントでも別物件が同じ時期に重なることもあります。 私は作業完了まではデスクトップに各現場毎フォルダにまとめて 完了したらドライブなどに移動させて、デスクトップから削除するのですが 上司が提出した見積などをすぐにチェックしないため その日の朝まっさらだったデスクトップも 夕方にはフォルダが10以上貯まっています。 結局日を跨いでもチェックされず、2,3日フォルダが残っていることもあります。 急がないといけないのと 元々の性格もあってミスが多いです。 上司からは「見直ししろ」「小さい案件だから平面図の確認までやってよ」 (平面図の確認というのは、 フロアの平面図に、設置される商品の番号が点々と載っているのですが そこに載っている商品の数と、見積の指示書に載っている数が同じか数えろ、というものです。 ウォーリーを探せみたいな作業です。) と言われるのですが 1件1件は小さな案件でも、後に3,4件控えているから とてもじっくり見直しできる環境ではありません。 ミスが多いということから エクセルで、やることリストを作るように命令されました。 リストには現場名、指示内容(見積なのかか受注処理なのかなど)、納期、完了日などを入力しないといけません。 提示したら白から青に色を変えないといけません。 週を跨いだら新たにシートを追加して、前週の残件はコピーしてもってこないといけません。 やることが多くてミスが出てるのに やることをさらに増やされてしまいました。 しかも元々は私のミスを減らすためのリストだったはずなのに 最近は上司が、自分が何を指示したか確認するリストになっています。 忙しくて入力を怠っていると 「納期いつかわからないじゃん」「現場名間違ってるよ」 などやることリストの修正を指示されます。 特に今はその上司がコロナになり 自宅から私にメールで指示しているのですが 普段の見積やら受注処理やらに加えて 上司のメールに添付された書類を印刷→押印→スキャン→ファイル名を編集→上司に送付、や 印刷したものを上司の机の引き出しの中にあるファイルに入れるなど 小さな仕事が割り込んできます。 今やってる見積を終わらせてから、と後回しにしてると催促の電話がきます。 で、上記の作業が終わって見積を再開すると それまで気を付けていた現場の条件などが抜けていてまたミスになります。 さらに設計や商品仕様のことでわからないことがありメールで聞くと 「カタログ見てみて」「ネットで型番検索してみて」 「平面図見てどう思う？」「◯◯って聞いてピンときますか？」 などクイズ大会みたいになり、すぐに答えが出ません。 通常ならともかく、コロナで事務所の要件すべて私がしてるときに そんなまどろっこしいことしてほしくないです。 ちなみにカタログは1000ページ以上あり、付属品は他社のカタログを見ないといけません。 私としては、ミスなく確実に仕事をしてほしいなら ひとつ仕事が終わってから次の仕事。 せめてひとつの仕事にかかる時間を見込んだ納期を決めて、次の仕事の指示にする (全部今日中とかでなく、現実的なスケジューリング) 臨機応変に対応してほしいなら ミスがあっても上司がチェックしてカバーするの前提 としてほしいです。 正社員なら、何甘えたこと言ってんだ だと思いますが 4ヶ月弱の派遣にはこのくらい配慮してほしいです。 どう伝えればいいでしょうか？ ちなみに職場で営業事務は私だけです。 (正社員にもいません。)
見積の手順としては ①見積ソフトで見積る→②仕切印刷→③仕切を共に提示価格の決定→④提示用見積書作成→⑤提示価格から逆算して見積内訳作成 となります。 私としてはまだ見積でわからないことも多いので ①完成時点で一度チェックしてほしいのですが 上司が忙しいとの理由から ⑤まで作った状態で提出が求められます。 もし見積に間違いがあると①～⑤すべてやり直しです。 ④は日付を記載しているためもし日を跨いだら そこも修正が必要です。 さらにこれらすべてのファイルは ファイル名を「更新日_内容(仕切か、内訳かなど)_現場名」 にしなければならず 印刷して紙で提出と同時に 共用フォルダにアップもしなければなりません。 場合によってはメールで送信もあります。 会社が使っている見積アプリの仕様上 他の見積を見たり、見積書を印刷するためには 一度今開いている見積を保存して閉じなければなりません。 カットインされる度に 今やってる見積を保存して閉じる→カットインしてきた見積を検索して開く→カットインしてきた見積の修正→カットインしてきた見積の印刷→ 元々してた見積の検索→作業の続き となります。
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回答（4件）
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いわゆる大企業で事務系統の仕事で中間管理職までいった後、アーリーリタイアして週３で介護派遣をしているオバチャンです。 質問者様の意には沿わない回答になってしまうと思いますが、派遣元を通じて「今の要求は私には荷が重いです」と伝えて、派遣先が話し合いを設けてくれれば良し、ダメなら契約終了ですね。 派遣で３ヶ月以上経っているなら、その点を質問者様も見極めましょう。 質問者様に限らず、未経験で派遣をしている人に勘違いがありがちと思うのですが、「未経験可」という募集は、「未経験者を育ててあげる」って意味ではないのです。 条件が厳しいから、未経験でも仕方ないって思っている、門前払いはしないって程度の意味です。 育てる気があるなら、直接雇用か紹介予定派遣を選びますよ。 一つ一つの事象を見ても、改善方法は結構思いつきます。 ＞は元々してた見積の資料と、カットインしてきて修正した見積の書類が占領 資料ごとにクリアファイルに挟んで、見ているページに付箋を付けて、カットインなどで一時的に使わなくなったら、立てるタイプのフォルダに立てるってしたら、散乱しないし、必要なページもすぐに分かりませんか？ ＞夕方にはフォルダが10以上貯まっています。 ＞日を跨いでもチェックされず、2,3日フォルダが残っていることもあります。 これは気にしないでOKです。 営業だと、日単位では終わらない仕事も多いですからね。 デスクトップのフォルダの並べ方を日付事にして、終わった物が分かるようにしましょう。 ＞じっくり見直しできる環境ではありません。 「見直し」って、じっくりしたら精度が上がるってものではないのです。 質問者様が間違えやすい場所って、分っていますか？ ミスが多い人は、自分が間違えやすいポイントを分っていない場合が多いです。 指さし確認、マーカー使用などで、ミスをしやすいポイントを見つけましょう。 ＞忙しくて入力を怠っている それでミスが起こっていないなら仕方ない面もありますが、ミスが減っていないなら、特に納期や場所のチェックをしていないなら、指摘されても当然でしょう。 そのリストを、ミスを確認すために活用していますか？ ＞上司のメールに添付された書類を印刷→押印→スキャン→ファイル名を編集→上司に送付、や 印刷したものを上司の机の引き出しの中にあるファイルに入れるなど 小さな仕事が割り込んできます。 一つ目は、すぐしないと上司が困るでしょうけど、二つ目のような仕事は、後でまとめても上司には分かりませんよね？ その区別は付けてなさっていますか？ ＞作業が終わって見積を再開すると それまで気を付けていた現場の条件などが抜けていてまたミス 作業を中断したときは、必ず見直しポイントを少し前からチェックしましょう。 「そんな時間ない」って思うでしょうけれど、それでミスしているんでしょう？ ＞そんなまどろっこしいことしてほしくないです。 事務系の仕事で、調べれば分かることを訊いちゃダメです。 カタログには索引とか、ありませんか？ 使わないと、使えるようになりません。 ご自分で積極的に食い付いてデキるようになるか、 無理と思うなら辞めることを前提で、「仕事が多い」と派遣元を通じて話すか、どちらかです。
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伝えるのは派遣会社へ。そのままお伝えになったら良いかと思います。 その後改善されなければ辞めれば良いです。 派遣で「派遣先のココを改善してほしい」というのは期待しない方が良いと思いますよ。
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