補欠合格には「採用枠との関係で最終合格は出せなかったが、それに値する優秀な受験者を、欠員が生じないように確保したい」との採用側の思いがあります。 ですから、補欠を出す団体や職種は「欠員が生じるリスクが高い」または「欠員が生じた時の影響が大きい」と考えているといえます。 それは、仰るように「過去の例」や「入手できている情報」から、辞退者が多いと予測できる場合の他、予期せぬ退職者も「欠員が生じるリスク」といえます。 また、辞退や退職者が多かった場合に、会計年度任用職員などで欠員を埋められるか等の「組織に与える影響の大小」の視点も、補欠を出すか否かの判断に影響があると考えます。
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