22卒です。内定承諾書の郵送について質問です。

Question

22卒です。内定承諾書の郵送について質問です。内定通知書と内定承諾書が送られてきて、返信用の封筒も同封されて切手まで丁寧に貼ってありました。
なので、返信はその封筒でするべきというのは当たり前なのですが、その封筒はおそらく長形3号で、A4用紙を3つ折りして入れる細長い茶封筒です。
返信には、内定承諾書の他に、添え状、そして卒業見込証明書を同封しなくてはならないのですが、卒業見込証明書は分厚いというか、ただのペラペラのコピー用紙ではありません。
この場合、添え状、内定承諾書、卒業見込証明書を3枚重ねて3つ折りにして、封筒に入れて郵送が正しいでしょうか？
なんとなく、分厚くなってしまうのでは…？卒業見込証明書は折らずに郵送した方がいいのでは…？と思うのですが、どうなんでしょうか？

・必要な書類を3つ折りにする際3枚重ねてまとめて3つ折りしていいのか
・そもそも細長い封筒で送ってしまっていいのか

の2点、回答お願いしたいです。

Answer 1

元採用担当のおぢさんです。

>・そもそも細長い封筒で送ってしまっていいのか

この細やかな心遣いが良いですね。

仰るとおり、重要書類は長期間保存されるわけですから、できることなら折らずに渡したいところですね。実際問題、受け取る側の人事もその方が助かったりします。コピーや保存処理するときに楽ちんなので。

ただし、ほぼ100%近くの人が同封されている返信用封筒でそのまま送ってくるということから考えると、わざわざ角２封筒にしなくても良いかなと思います。（角２封筒で送るのなら、クリアファイルでまとめて送れば完璧です）

そして、返信封筒を使うか否かより大きな問題があります。それは、未提出者は内定辞退扱いをされてしまうかもしれない重要書類を普通郵便のままでポストに投函しないということです。

切手が貼られているとありますが、おそらくは94円ですよね。まず最初のポイントは封筒の重さ込みで50ｇを超えていると料金不足になるということ。書類や添え状等の枚数によっては十分ありえます。

つぎに、普通郵便は稀にですが郵便事故といって届かないことがあります。これを限りなくゼロにするには、引受と配達が記録に残る簡易書留や特定記録として郵便局から出すということになります。簡易書留でも、わずか320円ですから保険料としては安いと思われませんか。また、ネットで到着が確認できるのも嬉しいサービスでしょうか。

最後に、もし長３で送るのなら、同封する書類は一纏めで折ります。このあたりビジネスマナーではいくつか考え方があるところなので、添え状と書類を分けるとかお好みで構わないかなと思います。大事なのは、こういうチャンスにマナーを勉強されて、今後自信を持って様々なことにあたれるように成長されることかなと考えます。社会人になってもあやふやな人が多いマナーですし、前述のようにいろんな考え方ややり方が存在します。きちんと書籍で勉強されて、自分にあったスタイルのマナーを身につけることをお勧め致します。（会社でやり方が決められていることもたくさんあるので、入社後に調整なさってください）