調べれば直ぐに答えが出るようなことまで逐一質問してくる上司にはどう対応したら良いのでしょうか??

Question

調べれば直ぐに答えが出るようなことまで逐一質問してくる上司にはどう対応したら良いのでしょうか??某企業の、総務・人事部門で働いています。30代女性です。直属の上司(係長)についての相談です。

とある案件の資料を作成し、そのデータを一つにまとめたExcelファイルの格納先や、関連資料や補足資料等も全て併せてお渡ししたのですが、その資料に記載してあることを平気で聞いてきます。
『算出根拠は??』『計算式は??』『これはどれとどれ??』等…、本当に果てしなく聞いてきます。

Excelのコメント追加で、どの数字を根拠としてどのセルを参照しているか、別シートで計算方法を明示しているにも関わらず、全て質問してきます。もちろんそれぞれのシート見出しには、シートの内容を簡潔に記載してあります。

『○○という見出しのシートに記載してあります。』と答えても、要領を得ないようで、「分からないから全部説明してくれ」、と。それを外出する直前等、次のスケジュールがある時もお構い無しににやられてしまうので、ほとほと困っています。

普段からも、期限の差し迫っている案件を部署内で取り組んでいるにも関わらず、その上司だけはマイペースで、期限すら把握していないこともあり、取りまとめる際にその方の担当部分だけ抜け落ちてしまっている、ということもしばしばあります。

これは管理監督者ということではなく、その方の仕事の仕方やそれ以外の部分に問題があるということなのでしょうか??

正直言うと、その方から質問される度に自分の仕事が止まり、質問のタイミングもその方が思い立った時に唐突にされるような状態で、かつ納得するまでずっと質問攻めなので、私の業務が遅れてしまう原因にもなっています。『参考資料等も全て同じフォルダの中に保存してあるので、そちらを参照していただけますか??』と言っても、納得してくださいません。最近はその影響で、業務時間内に終わらせることが出来ずほぼ毎日残業、土日出勤もしないと、自分の持ち分をこなせなくなってしまいました。

ちなみに、その上司は私よりも遅く出社し定時で退社するため、他人に質問しても終わらない仕事を、どの時間でリカバリーしているのか謎です。業務に関わる一切のデータや書類は持ち帰り不可なため、自宅で仕事をすることはないと思われます。

このような上司は何を考えているのでしょうか?? そして、どのように対応することが得策でしょうか??

Answer 1

想像でしかありませんが、そういった場合、理由は主にふたつあると思います。

ひとつは、まず上司の方がPCに不慣れであること。
上司だからといって、あなたにできることが全てできると思ってはいけません。これは相手をバカにしているわけではなく、他人とはそういうものです。適材適所ということですね。
私の上司も、自身でExcel関数を組むことはできませんが、組み上がった関数が正常に機能しているかどうかチェックすることはできる、というレベルのPCスキルです。このあたりは年齢やキャリア形成の違いで、よく起きる問題だと思います。
これに関しては「業務改善」にあたるので、もっと上の方に相談していただくか、もしくはあなたを含めた部署のどなたかが、エクセルの基本操作を一度きちんと説明すべきだと思います。
関数の意味はもちろん、引用元セルの参照方法やシートの切り替え方など、本当にきちんと理解されていますか？

ふたつめは、責任感によるものですね。
案件の資料ということで、お客様にそのまま提出する資料なのでしょうか？
あなたが作ったものだとしても、そこに不備があれば責任を取るのは上司の方になりますので、慎重になられるのは当然かと思います。前述のように自身にPCスキルがない場合、自分ではエラーを発見することすらできません。そのことをご自身でわかっていて、説明を求めている可能性があります。
また、あなた自身が根拠となるデータや算出方法をきちんと内容を理解した上で作成したかどうかという、教育的な側面もあると思います。

PCで作成したものを監査するには、同程度かそれ以上のPCスキルのある方が務める必要があるかと思います。
あなたが求められている以上に高いPCスキルをお持ちで、会社に浸透していない関数やまとめ方をしていたり、社内もしくは個人の中で提出ごとにフォーマットが違っている可能性もありますので、
「この場合はどの関数を使うか」「このデータはシートを分けるか、同一シート内に記載するか」「備考はコメントに記載するか、セルに記載するか」などの共通ルールを、上司を含めた部署内・会社内で決め、常にそれを用いるのがよろしいかと思います。

Answer 2

すっげえ面倒くさいのは非常によく判りますが(笑)
それも仕事のうちと割り切るしか無いと思います。
ただスキルアップの邪魔ではあるので配置換え希望などを出せば良いかと。

逆に言えば事前に参照関係の説明資料を作る時間を
省いても良いのではないのですか？
どうせ読まないで質問されるのであれば不要でしょう。