購買部で一般職として

Question

購買部で一般職として半年ほど働いている26歳女性です。
仕事についてアドバイスをください。

以前は財務部に8ヶ月ほど所属していましたが、
真面目な性格をかわれた？為か
購買部に配属されました。

正直向いてないのか、毎日ものすごく
しんどいです。

発注を担当している部署は
11部署＋社内購入関係（全部署の備品）です。
11部署のうち半分はたまにしか
発注がないのでメインは6部署。
ただ、担当部署は営業さんからの電話が多く、
安い仕入先を確認したり納期を完璧に
確認しようと思うと、私の効率が悪いのか
必ず残業になります。
（今日も21時まで残業しました）

営業さんによっては購買に見積をとるよう
頼んだり、仕入先を探すよう頼まれること
もありますが、正直担当部署が多く
1人にそんなに時間をかけられません。
けしてやるのが面倒とかではなく、
時間が追いつかないのです。
購買の仕事だろ、と営業さんも
思っているようで、そんな風に言われるのも
辛いです。

部署には1人必ず営業アシスタントさんがいます。
アシスタントさんは
ほとんどの人が定時で帰っています。
その人に頼んでもらえないかな？
と思ってしまいます。

購買部はおそらくいちばん忙しい部署です。
（事務の残業率がいちばん高い）
同い年の同期はとても発注が多い部署を
担当していますが、仕事がとてもはやく、
定時とは言わずとも上手にキリをつけて
帰ります。

でも私にはそれができないです。

転職して1年半なのでまだ辞めたくないです。
ただ、人を増やすことはできず、
発注範囲もみんなカツカツなので
私が負担を軽くしようとすると誰かの負担が
大きくなります。それは望んでいません。

今日も泣きながら仕事をしました。
会社の一般職の中でいちばん残業しています。
何かお手柔らかにアドバイスをください。

異動願いを出しましたが、
効果はありませんでした。

Answer 1

>ただ、担当部署は営業さんからの電話が多く、 安い仕入先を確認したり納期を完璧に 確認しようと思うと、私の効率が悪いのか 必ず残業になります。

(購買歴○○)
そもそも上司は居ないのですか？
残業って、会社(上司)からの指示でやるものですから、基本的に指示が無ければやる必要は有りません。

踏まえて、上司(社長？)に報連相をして、自分がやれる範囲を明確にしましょう。
つまり、いつもオーバーフローとなるのはどんな物なのか？
それが無くなれば、ほほ定時で帰れるみたいな。
それに前任者が居た筈なので、その方の引き継ぎはどうなっていたのか？
突然配置換えで『1人で覚えろ！』は無いよね？
その前任者の仕事量や残業はどうだったのか？
あなたになってから残業が増えたのか？

◆ここはしっかりと押さえて下さいね。(業務の棚卸しです)

それとアドバイスですが、今のやり方では確かにそれぐらいの手間暇や時間が掛かるのでしょうね。
それを改善すれば余裕で定時に帰れると思います。

しかししかし、あなたにそれが出来るのかどうか？(私なら必ずやります)
例えば、
①仕入れ先リスト
②価格リスト(最安値が瞬時)
③LTの設定(注文→納品までの日数)
④在庫回転率設定
⑤新規以外は見積り廃止(一般的)
⑥見積りLOTの設定(金額による)
⑦事業計画の策定(営業)
⑧その他諸々

そんな事は普通にやられています。
分かりやすく極端や例を挙げらば、コンビニで売り切れた品物を、発注するのと同じで、
仕入れ先は決まっている。
なので最安価格を調べる必要も無い。
価格は決まっているので見積りはしない。(新商品のみ)＊本部の仕事。
発注してから納品までの時間も決まっている。
発注LOTも決まっている。(ケースや箱単位)
売り切れた物な廃棄(食品など)。

色んな事が決められています。
それがあなたの所では、殆ど決められていない？

＊仕入れ先リスト
＊価格リスト(LTやMOQも反映)
少しでも安く買うにはLOTを多くするのが常識です。
それを1個2個買っては運送代の方が高くなります。

ex)1個100円の物を2個買うと、
金額：200円(100円×2個)
送料：600円
【実質単価：400円/個】

それをもし、LOT10個で買えば
金額：1,000円(10個×1,000円)
送料：1,000円
【実質単価】：200円/個

それをもし50個で買えば
金額：5,000円
送料：1,500円
【実質単価」：130円/個

お判りですよね？
もし必要な個数だけで買っていれば、安いと思って買っていた物が、何倍も高い買い物をしている可能性が有ります。
なので LOTを多くすればするほど安く買える事になります。

それに、発注する回数と減ります。
もし毎月2個づつ買っていれば、年間に12回の注文書を作成し、納品書処理や仕入れ先との納期調整や営業とのやり取りに、相当数時間が掛かりますが、それを LOT50pcsで買えば、年に1回に減ります。

後は、それをメインの6営業部署の部材に対してやってしまえば、あなたの仕事は激減するし、仕入れ単価や仕入れ金額も激減します。

しかしデメリットも
LOTを多くすれば、暫時在庫を持つ事になるので、それが半期や年度末までに捌けるのかどうか？
その為に営業部署の事業計画が必要となります。
当面は半期(6か月)で在庫がゼロになるようなLOTで買えば良いと思います。
毎月何回同じ物を買っているのかなど、過去の履歴を見れば、＂LOTの想定も可能＂です。

そんな事をすべての部材に適用して整理すれば、余裕だと思います。それを整備するまでは若干負荷は掛かりますが。

それを上司と報連相して、上司と作業を分担して作り上げる。
(私ならやります)