市役所の事務補助のパート内容について質問です。

Question

市役所の事務補助のパート内容について質問です。私は半年ほど前より事務補助として市役所に採用されめでたく契約更新になりました。

ただ、私の行っている仕事の内容が飼い犬のこと全般なのですが補助と言うより担当という内容なのです。

私は誤字脱字が多く今まで事務という仕事をしたことがなかったこともあり言葉のニュアンスも違うことが多々ありました。

しかし前のパートさんはそもそも新しい文書を作成することはあまりなく、なおかつ日付も立ち上げた日付が自動で出てくるので中身をチョロっと変えるのみで済まされてきたものが多いのですが何故か私の時になると新しく文書をゼロから作成しないといけないことが多いのです。

その度に同じ担当の(主査)が赤ペンで修正箇所を示してもらうのですが最近は確認をお願いしますと書類を渡しても自分で確認してください。と突き返されたり主査が移動になったのにあわせて行われた係長含む引き継ぎも内容の指摘よりニュアンスの修正や漢字の修正のみで中身が合ってるかどうか伺えず内容に不備がないか聞いても漢字の打ち間違いなどは省いてますので確認してください。と言われたのみでした。

ちなみに書類は全て主査の名義で作成しています。
マニュアルももともと市役所で働いていた人出ないと分かりにくいものだったので大幅に書き足ししているのですが書き足したところはスルーされてしまいました。

飲み会の席では以前のパートさんよりやる気があると上司の方々には評価頂いているのですが事務補助ってそもそもどんなことが補助なのかわからなくなってきました。

私は事務補助は登録事項など元になるものの入力や書き換えのみの文書の作成はパートで、新しい文書が必要ならばどんな内容かは正職が大まかに決めてそれを打つくらいのもの、もしくは間違っていたら確認修正は正職さんが指示するものだと思っているのですが私の考え方は間違っているのでしょうか？

今日は病院に持っていく書類を新しく作成したのに確認してもらえないまま持って行って打ち間違いがあったと怒られました。。。

パートすら真っ当にできない私は働く資格すらないのでしょうか？

Answer 1

基本的にはあなたの解釈で間違っていません。しかし部署や職員によって求められることはかなり違ってきます、本来臨職がしないであろうことまでしなければいけない事があるのも現実です。一から文書を作れと言われたら作るしかありません。しかし文書の作成の仕方にもルールがありますので、やはりひな形は頂けるように言ってみましょう。そして正式な書類であるならば必ず決裁を取らなければいけません、臨職が作ったものをそのまま勝手に表に出すことはできません。行政から発信される文書や言葉には責任が伴います、正職が確認することはもちろんですが、あなた自身も誤字脱字が多い事を自覚されているなら尚更、人一倍慎重に確認作業をしてください。行政的な言い回しがわからなくても、誤字脱字は致命的です。わからなければネットで検索や、他の人に聞いてみるなど方法はあります。主査が取り合ってくれないなら、係長や主任や主事もしくは課長に聞くなど模索してみてください。
頑張って。