タスク管理についての質問です。

Question

タスク管理についての質問です。「Aという商品を発注するとき」に、「Bという商品も一緒に発注する」（B単体では生産できないため）というタスクが発生した時にどのように管理をすればいいか、アイデアが出ません。

「Aという商品を発注するとき」がいつになるか確定しておらず、3ヶ月～半年先になる予定です。
その中で、記憶に頼ることはできず、メモを書いたとしてもそのメモを適切なタイミングで見返すことも正直難しいと思います。

このような状況で、Aと一緒にBを確実に発注するためにはどのようにタスク管理をすればいいと思いますか？
仕事柄このようなことが多く困っています。

何卒、宜しくお願いします。

Answer 1

商品管理の初歩の初歩ですよね。

サマリーとかマスターとか聞いた事は有りませんよね？

簡単に言えば、エクセルレベルでも構わないので、「商品マスター」みたいな物を作って置けば済みます。

No1 商品名 仕入先名 価格 組合せ有無(No1とNo2はセット発注とか)、住所、電話番号、担当者名、発注LOT(最低発注数)、LT(リードタイム=発注してから納品迄の日数)、支払い先口座、支払い条件、その他、用途(男・女・子供用)やサイズ、季節商品とか、色や注文が出るタイミングとかの経験値など。
例えば、冬物なら10月には発注するとか、春物なら2月とかのノウハウを全てマスター化して置けば、誰が見ても大丈夫。

更には、仕入れ価格と販売価格の価格マスターなど。これが有れば収益の計算や割引率を入れて置けば、お客さんからの値引き交渉で、どれだけ引けるのかが分かる。当然、担当と上司が決済出来る値引き率は違う。担当なら10%迄とか。全て見積り書でやっているのならそんな必要も有りませんが。
↓↓↓
それらを商品全て同じ様に作成して置く。
No2 商品名 仕入先名 価格→→
No3 商品名 仕入先名 価格→→
No4 商品名 仕入先名 価格→→
No5 商品名 仕入先名 価格→→
No6 商品名 仕入先名 価格→→
No7 商品名 仕入先名 価格→→

こんな感じで、扱っている商品の一覧リストをマスターとして作成して置けば、その商品名が必要になっと時にマスターを見れば、一目瞭然。

例えば、No1がA商品で、一緒にB商品も必要なら、No2のマスターには、No1とのセット発注と書いて置けば、どちらが来ても間違いは無い。

Answer 2

貴社にて、どのようなシステムが導入されているのかわかりませんが、
Aの発注だけというケースはありえるのでしょうか？
質問を見る限りでは、Aの発注とBの発注は、原則として１つのパターンとして発注するように見受けられます。
それであれば、Aの発注とBの発注というのを、１つの発注として記録を行い、
その１つの発注で、Aの発注とBの発注があるという事が管理できる仕組みを作っておく事です。
この仕組みで、発注の管理を行えば、１つの発注には、Nの発注が存在し、
そのN分の発注を紐づけしておくことで、いろいろな発注パターンに対応も可能になります。

イメージとしては、Zaという発注を行う時、
H1の発注は2社への発注で、Aの発注とBの発注を行う。
H2の発注は2社への発注で、Aの発注とCの発注を行う。
H3の発注は3社への発注で、Dの発注とEの発注とFの発注を行う。

本当は、こういった管理を、システム的に行っておくのが一番良いのですが、
システム開発となると、結構お金がかかってしまうので、
パソコンだけでもあれば、エクセルとかで、
このパターンであれば、こう発注するなどを、一覧化しておくとよいかもしれません。