ＩＳＯ9001及びＩＳＭＳ27001の外部審査が10月に予定されています。外部審査を経験された方にお伺いします。外部審査…

Question

ＩＳＯ9001及びＩＳＭＳ27001の外部審査が10月に予定されています。外部審査を経験された方にお伺いします。外部審査ではどんな質問が飛ぶのでしようか？聞く所に寄ると審査員は非常に細かい人だと聞いています。私自身もＩＳＯやＩＳＭＳに関する知識はあまりなく、部署内の担当であるため、審査に向けた準備をしなければならない状況です。審査員の事があまり解らない状況でどんな準備をしていけば良いのか困っております。何か良いアドバイスがあればお願いします
。

Answer 1

私自身も審査経験があるので、審査する側の心理と、受ける側の心理を経験しており、質問者さんの不安もよくわかります。

どんな質問が飛ぶという予想は難しいものです。
というのは、決まった内容において、決まった答えをすれば合格というわけでもないのです。
たとえば、「目標書にはアンケートの評価でのよいという回答を10％あげると書いてありますが、これはなぜそうされたのですか？」
という質問をされたとします。さあ、どう答えますか？

緊張のあまり、あまり上手に答えられないなんてことがあります。
「まあ、そのぐらいでいいのかなあと思って」なんて、答えてしまうこともあるでしょう。「外部の環境や内部の環境を会議で出し合った時に、やはり10％ぐらいはあげていかないと、競合できないというやりとりがありましたので」なんて答えると、最もらしいですが、最初の答えも後の答えも、正解とか不正解では、判断できません。

被審査側は、審査員のたずねる質問において、答えたことをすべて採点しているのではと思ってしまう心理が働きますが、実際に審査に関わる質問に関しては、質問された内容の10分の1以下だと思います。

そして仮に、要求事項に触れた質問内容に、うまく答えられず、「これは明確になってないと、不適合になりますよ」という時は、そのように事前に忠告があります。
いきなり、結果、あなたの部門は、この質問に答えられなかったので不適合ですとはなりません（まともな審査機関、審査員であれば）。

もし、聞かれた時に、実はこう答えたかったということが、後から気づくことは当然あるわけで、その場合は、実は、そこはこういうことで、こうなんです。と説明をしなおすこともできます。

ですから、審査員が何か尋ねたら、それがすべて面接官の質問だと思わずに、9割は、審査に関係なく、どこを中心に審査をしていこうかということを自然な会話で引きだそうとはしても、それで適合、不適合につながることは一切ないと思い、安心してください。

準備はこの場におよんでです。
だから、もし、本当に不適合ならなおせばいいんです。
それを教えてくれるわけですから。
ISOは、不適合の場所を見つけて、適合に是正するという仕組みなんです。

不適合を怖がってはいけませんし、変な言い方ですが、ないよりあった方がいいんです。

「この1年間、何か是正したことはありますか？」
「いえ、しっかりと教育をこのように計画しているので、ミスもなく是正もゼロです」なんて状態だと、審査員は「あ、この会社、システムが全然機能していないし、風通しが悪いし、不適合のにおいがぷんぷんするなあ」と思ってしまうものです。

とにかく、していないものを、慌てて審査を受かるために、整備してしまい、そこをきちんと審査されずに通り過ぎてしまう審査が一番怖い。見破れない審査員も悪いけど、そういう状態で審査を受けるぐらいなら、受けないほうがいいと思います。
結局、あとで、壊れていきますし、審査前になっていらない仕事が増えるでしょう。

どんっと構えて、思ったこと、やっていること、質問されたことにきちんと、その場で答えられることを答えればいいだけです。

がんばってください。

Answer 2

・準備など不要。
・質問にはありのまま答える。
・もし理不尽な指摘があれば、理不尽であることを正当に主張し、取り下げさせる。
・審査員が取り下げに応じなければ、認証機関に異議申し立てをする。（あくまで従わない）
・認証機関が応じなければ、他の認証機関に登録移転する。