昨日の続きですが、ISO９００１、内部監査のたびに書類が増え、正直社内業務に支障が出ています。社長秘書の私としてはコレを…

Question

昨日の続きですが、ISO９００１、内部監査のたびに書類が増え、正直社内業務に支障が出ています。社長秘書の私としてはコレを大幅に削減し、事務処理の効率化を図りたいもの、午前中経営コンサルを挟んでISO推進委員会と打ち合わせ・・・・・・・ついに衝突。
私
「あなた達自分の権限を強めたい為に、書類強要しているでしょ、私から見れば半分もいらない。」
推進委員長
「コレだけの書類を保たなければ、監査が通らならなくなる。」
一度品質マニュアルを見直しかなり書類は削減出来ましたが、まだ
「何をやるにも、レポート、記録。規定の見直しをする」状態です。お陰で事務処理の効率上がらず。何か解決策はないでしょうか。

補足

レポートを書くことが好きな人もいる。稟議上げるに理由書１０枚も上げる人も、時間かかりすぎ。

Answer 1

その経営コンサルタントとの契約を切る。
ISO推進委員会を解散する。
ISO内部監査を廃止する。
不要な記録や文書を全部廃棄する。

これらを実行するといいです。
当社では、一番上以外は全部実行しましたが(コンサルタントなんて雇ってなかったので)、それでもISO9001とISO14001の認証は維持できています。つまり、上記に挙げたものは不要なのです。これらが必要というのはただの勘違いです。
あなたは社長に近い位置にいるのですから、上記に挙げたものが事業運営と業績の足を引っ張っていることを強く主張して実現できるはずです。
ちなみに、私は10年前にやりました。今では当社には実務だけしかありません。

Answer 2

すいません昨日のを見ていないので、この質問にのみお答えするという形になりますが、確かに書類が多いというのはオーバーワークになり無意味なことも多いと感じられると思います。

「これだけの書類を保たなければ監査が通らなくなる」というのは、監査基準がおかしすぎますね。内部監査はISO9001の内部監査でしょうか？

また、ISO9001では要求されていないのに、勘違いをして社内で効率の悪いルールにしていないでしょうか？そうなると、ISOを逸脱して、社内ルール遵守を優先するので、ISOではなく、会社のルールがおかしいことになります。

そして経営コンサルタントはISO9001の構築に関係しているでしょうか、しているのであれば辞めてもらいましょう。経営パフォーマンスを上げるということでは、コンサルティングしてもらっていいですが、ISO9001はそもそもそういうものではありません。

それと内部監査を止めるという意見もありますが、これは要求事項ですので、止めてはいけません。やり方がおかしいのであればなおす必要はありますが。

今回、ISO9001は2015年版にバージョンアップしました。
そこで文書に関しては、文書と記録を「文書化した情報」と統一しました。これは、ISOのための大量書類作成という悪習慣から脱却するために処置と言われているので、それを理解せずに運用する、社員やコンサル、審査員が携わるのであれば、目もあてられません。

まあ、そうは言っても、要求事項には24の項目で「文書化した情報」が求められています。ここに内部監査も入っています。「内部監査やってません」ということになると不適合になります。「これが内部監査として機能しています。そしてこれがその記録になります。こういう部分が検出されたので、なおすように指摘しました」とそれに代わるものがあるということであればOKです。

ISOにも0.1一般において、「次のことを意図していない」とした上で、「･･･構造を画一化する」「文書類をこの規格の箇条の構造と一致させる」とし、そんなことはしなくても良いとわざわざ書いてあるのです。

2015年版には品質マニュアルを作成する要求事項もありません。
つまりは、仕事をきちんと行うためのマニュアルが必要な場合は、それを用意するだけでいいのです。

一度、きちんとした審査機関、もしくは専門のISOコンサルに、本当のISOとは何かのレクチャーを受けた上で、間違った監査や、監査に受かるとか、審査に受かるとかそういうことを考えないように、自分たちの仕事がスムーズに動き、早く終わり、ミスが少なくなり、意見が通り、風通しが良くなるという仕組みに変え、それが結果として様々な良い生産効率につながることを意図する仕組みとして、生まれ変わらす必要があることを認識された方がいいと思います。

ISOは仕事を効率的にしかも高品質のサービス（仕事）を内外で行えるためのツールに過ぎません。それをきちんと理解し、活用した方がいいと思います。