飲食店での予約トラブルです。 こちらが電話で受けた予約とお客さんが取ったという日にちがズレていました。 結果としては…

Question

飲食店での予約トラブルです。
こちらが電話で受けた予約とお客さんが取ったという日にちがズレていました。
結果としては希望日が埋まっており、別日はキャンセルとなりメールでクレームを貰いました。当たり前ですが、予約を取る際は最後に復唱による日時・人数確認も取っております。
また、わざわざ向こうから確認の為、電話を掛けてくる事が珍しくお客さんも間違えたとわかってたのではないかと正直考えています。
ただ、これに返信する文章を悩んでおりまして、電話での会話内容はデータとして残っておらずどちらがミスをしたのか判然としません。
謝罪をしてしまうとこちらのミスだと認めてしまう事になるので、上手く謝らずご指摘ありがとうございます、今後は確認を徹底します的な方向性での文章の雛形等ありましたら、ご教示頂けますでしょうか。

Answer 1

ひな形うんぬんより前にご質問の中で示されている内容につき意見申し上げます。
電話での予約での出来事でもあり、この件については双方ともに過失があると思います。
そして、あくまも先方はお客様であり、あなたの正当性を主張しても結局のところ何も得るものはないと思います。
それどころか、風評によりお店の信用を傷つける結果となりかねません。
①ご予約に対しては、来店日の○日前に必ずこちらから確認を行う。
②大口予約は予約内金を必ずいただく。
③人員変更・キャンセルは必ず事前○日前にはご連絡いただく旨お伝えする。

お客様から事前に確認の連絡がないからといって、過失責任を問うのはサービス業として失格であると思います。
そして①をこちらが怠っていての結果であるので真摯にお詫びし必ず改善する事が必要です。そのポーズだけを示す云々の文章を作成するなど見ているだけで吐き気がします。客を客とも思わぬ態度です。
それと、曜日を復唱したと書かれていないので、その点はどうでしょう？
日時曜日を同時に相手に確認していれば少し違う結果になっていたのでは？
いずれにしても今の考え方では相手さまと折り合う事は決してないと思います。
天狗になっていませんか？