旅行会社勤務の者のお客様対応にどうすべきだったがアドバイスをお願い致します。(代理記載) アンケートに回答いただい…

Question

旅行会社勤務の者のお客様対応にどうすべきだったがアドバイスをお願い致します。(代理記載)

アンケートに回答いただいたお客様に対し抽選を行いペア日帰りバスツアーに招待しています。当選されたお客様(Ａ様)にご連絡したところ、Ａ様ご夫婦＋お子様＋Ａ様父も参加したいとの回答でした。招待はご夫婦2名でありお子様や父は別途料金がかかり、電話を頂いた時点では空きがありました①
このツアーの1番の売りである五つ星ホテルのお食事に魅力を感じておられ、和/洋食は迷われていた、ご高齢の方がいる為椅子席希望でした②
ツアー中にある3時間のフリータイムでは1名様からオプショナルツアーも参加可(当日決めていただくこともOK・料金は現地払い)③

①別途料金がかかることをスムーズな伝え方
②同グループ内で別々のコースでも可。〆切はツアー日の3日前まで電話で。座席の希望OKであることの伝え方
③企画の楽しさを伝えツアーへの期待を高めたかった
・当選されたお客様の喜びをもっと同調してあげたかった
・上記のお客様はオプショナルツアーが開催される土地には半年前に引っ越してこられました。
その為とても楽しんでいただきたく、良さや内容をきちんと伝えたかったのですが、お電話は表情が分からない分アドバイスを頂けたらと思います。

ツアーはすでに終了していますが今後同じような対応があるかと思います。
先輩の意見もちょうだいしましたが、知恵袋でもアドバイスいただけたらと思いました。
よろしくおねがいいたします。

Answer 1

当選されたお客さんも書面での内容は確認している筈なので、了承を得る事が大事だと思います。

①今回、ご招待のお客様2名様は無料でございますが、同行者様は別途●●円頂いております。宜しいでしょうか。

②ホテルでのお食事の件でございますが、グループ様でも和食・洋食からそれぞれお選び頂けます。お食事のリクエストの締め切りがツアーの３日前までになりますので、お決まりになりましたら（お早めに）個数をお知らせください。

今回、テーブル椅子席をご希望と伺っております。確認しましたところ、ご用意出来ると言う事ですので承りさせて頂きます。

③今回、３時間の自由時間がございます。お客様はいかがされますか？ご希望の方はオプショナルツアーがございますので是非ご検討ください。大変多くのお客様から好評頂いております。当日、お決め頂いても構いません。お支払いも当日添乗員にお渡しいただければ結構です。
オプショナルツアーに参加されないお客様は、周りに●●があります・・等

私はこんな感じです・・・。小難しい言葉を並べても年配のお客さんや不慣れな参加者は理解できません。ワントーンあげて電話しています。