介護施設で10月に秋祭りを考えております。

Question

介護施設で10月に秋祭りを考えております。利用者様の御家族も呼ぶ予定で、案内状に何て書いたらいいか分かりません。
準備の都合もあるので出欠確認も行いたいんですけど
知恵を貸していただける方いましたらよろしくお願いします。
出店や職員の出し物、ビンゴ大会を計画しております。

Answer 1

以前出した案内状をアレンジしてみました｡
参考になればと思います｡
「御家族の皆様へ
当施設におきまして10月○○日○○時より､秋祭りを開催いたします｡
当日は出店や職員による余興､ビンゴ大会などを予定しております｡
御家族の皆様にも是非参加していただきたいと考えておりますので､ご検討をよろしくお願い致します｡
つきましては､当施設で準備を行う関係上､お手数ですが､御家族の皆様の出欠確認をとらせていただきたいと思っておりますので､ご協力をお願い致します｡
出席・欠席のどちらかに○をしていだき､出席される場合には出席される人数もご記入ください｡
○月○日までに回答していだきますよう､ご協力をお願い致します｡
皆様のご回答をお待ちしております｡」

回答は､御家族様全員往復ハガキでもよいですが､普段面会に来られない御家族様には往復ハガキを使い､面会に来られる御家族様には案内状を職員のほうから手渡ししてもらうとより丁寧ですね｡
どちらも回答は担当職員のほうに届くようにするとよいと思います｡

ただ､案内状を出したからといって安心しないでください｡
期日までに返事のない御家族様もいますし､秋祭り当日になってからいきなり「返事してないけど参加したい」「参加する人数を増やしたい」と言ってくるかたもいますので､御家族様枠は多めに見積もっておいたほうがいいですよ｡